In diesem Bereich verwaltest du zwei wichtige Kontaktarten: Empfänger für deine Dokumente und interne Kontakte aus deinem eigenen Unternehmen. Beide Bereiche helfen dir dabei, Rechnungen schneller, sauberer und mit weniger manueller Eingabe zu erstellen.
Voraussetzung: aktives Firmenprofil
Die Kontaktverwaltung arbeitet mit dem aktuell aktiven Firmenprofil zusammen.
Das bedeutet:
- Kontakte werden im Zusammenhang mit deinem aktiven Unternehmen genutzt
- Ohne aktives Firmenprofil sind Teile dieses Bereichs eingeschränkt
- Standardwerte aus Kontakten können später in Rechnungen und Vorlagen übernommen werden
Die zwei Bereiche im Überblick
Billance trennt bewusst zwischen:
- Empfängern: Unternehmen oder Personen, an die du Rechnungen schickst
- Internen Kontakten: Ansprechpartner aus deinem eigenen Unternehmen
Über die Übersicht wechselst du direkt in den gewünschten Bereich.
Empfänger verwalten
Bei Empfängern kannst du aktuell unter anderem pflegen:
- Organisation oder Person
- Kundennummer und Kundentyp
- Mehrere Adressprofile, z. B. Rechnungs- und Lieferadresse
- Mehrere Kontaktprofile mit Rollen wie Einkauf, Buchhaltung oder Zentrale
- E-Mail, Telefon, Website und elektronische Adresse für E-Rechnungen
- Käuferreferenz / Leitweg-ID, USt-IdNr. sowie weitere Referenzen wie Bestellung oder Projekt
- Rechnungsbezogene Standardwerte wie Ausgabemodus, Preislogik, Steuerart, Zahlungskonto oder Designvorlage
Außerdem kannst du aus einem Empfänger heraus direkt eine neue Rechnung starten.
Standardprofile und Rechnungsdefaults
Billance kennt bei Empfängern eine Standard-Rechnungsadresse und ein Standard-Kontaktprofil für Dokumente. Zusätzlich kannst du im Bereich Rechnungsdefaults festlegen, welche Werte bei neuen Rechnungen automatisch vorbesetzt werden sollen.
Das ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde immer dieselbe Zahlart, Steuerlogik oder Ausgabeform nutzt.
Vollständigkeit für Rechnungen und E-Rechnungen
Billance zeigt dir bei Empfängern an, ob noch wichtige Angaben fehlen.
Dabei unterscheidet die App zwischen:
- Angaben, die allgemein für eine normale Rechnung benötigt werden
- Angaben, die zusätzlich für E-Rechnungen wichtig sind, z. B. elektronische Adresse oder Käuferreferenz
Bei öffentlichen Auftraggebern fällt die Käuferreferenz / Leitweg-ID besonders ins Gewicht.
Interne Kontakte verwalten
Interne Kontakte sind deine eigenen Ansprechpartner, zum Beispiel aus Vertrieb, Buchhaltung oder Geschäftsleitung.
Dort hinterlegst du unter anderem:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Telefon, Website und weitere Kontaktdaten
- Abteilung oder Rolle
Ein interner Kontakt kann als Standardkontakt markiert werden und wird dann bevorzugt in Dokumenten und Vorlagen verwendet.
Arbeiten in Listen- und Detailansicht
Sowohl bei Empfängern als auch bei internen Kontakten ist der Bereich gleich aufgebaut:
- Links: Liste mit Suche und Aktionen
- Rechts: Detailansicht des ausgewählten Kontakts
Beim Wechseln warnt dich Billance, wenn noch ungespeicherte Änderungen offen sind.
Verlauf und Bezug zu Dokumenten
Bei bestehenden Kontakten zeigt Billance zusätzlich einen Verlauf an.
Dort siehst du zum Beispiel:
- wann der Kontakt angelegt wurde
- welche Rechnungen oder Gutschriften damit verknüpft sind
- wie sich diese Dokumente im Zeitverlauf entwickelt haben
Import & Export
Für beide Kontaktbereiche stehen Import- und Exportfunktionen zur Verfügung, zum Beispiel für:
- CSV
- Outlook-CSV
- VCF
Zusätzlich kannst du leere CSV-Vorlagen erzeugen, um Daten gesammelt vorzubereiten.
Hinweise zu Free & Premium
- Im Free-Tarif sind aktuell bis zu 3 Empfänger und 1 interner Kontakt voll nutzbar
- Import- und Exportfunktionen sind Premium-Funktionen
- Gesperrte Einträge oder Aktionen werden in der Oberfläche entsprechend gekennzeichnet