Funktionsübersicht
Alle Funktionen von Billance
E-Rechnungen nach EN 16931 als XRechnung und ZUGFeRD erstellen, prüfen und konvertieren – dazu Angebote, Lieferscheine, Mahnungen, Ausgabenbelege, Umsatzsteuer und DATEV-Export. Alles in einer Anwendung, local-first auf deinem Gerät.
E-Rechnungen, Angebote und Lieferscheine in einem Ablauf erstellen
Sieben Dokumenttypen entstehen im selben geführten Editor: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, wiederkehrende Rechnung, Mahnung sowie Gutschrift und Storno. Die Pflichtfelder nach EN 16931 sind vorbereitet, Steuern und Summen werden je Position berechnet, und die formale Prüfung läuft mit, bevor du als XRechnung, ZUGFeRD oder reines PDF ausgibst.
In der App erstellst du dieselben Dokumente unterwegs – mit Entwurfsliste, Zugriff auf deine Kontakte und derselben Ausgabe als E-Rechnung oder PDF.
Was dazugehört
Sieben Dokumenttypen, eine Belegkette
Aus einem angenommenen Angebot wird eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein und daraus die Rechnung – Positionen und Bezüge werden übernommen statt abgetippt.
Pflichtangaben nach EN 16931
Käuferreferenz, Leitweg-ID, elektronische Adresse, Leistungszeitraum und Zahlungsangaben sind als Felder vorgesehen und werden vor der Ausgabe geprüft.
Alle gängigen Steuerfälle
Regelbesteuerung, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Leistungen außerhalb der EU lassen sich sauber abbilden.
Skonto, Anzahlungen und Rundung
Skontosatz und -frist werden maschinenlesbar hinterlegt; bereits gezahlte Beträge und explizite Rundungswerte halten den offenen Restbetrag korrekt.
Vorgaben je Empfänger
Ausgabeformat, Steuerfall, Zahlungsweg, Zahlungsziel und Design lassen sich pro Kontakt hinterlegen und werden beim nächsten Dokument vorausgewählt.
Anhänge und eigenes PDF
Nachweise und Stundenzettel lassen sich als Anlage mitgeben, und ein eigenes PDF kann die Grundlage der fertigen Rechnung sein.
PDF-, Office- und Bildrechnungen in E-Rechnungen umwandeln
Der Konverter liest bestehende Rechnungen aus PDF, PNG, JPG, WEBP, AVIF, DOCX, ODT, XLSX und XLSM ein. Die lokale Vorlagenerkennung arbeitet vollständig auf deinem Gerät; die optionale Billance AI erkennt auch unbekannte Layouts. In beiden Fällen prüfst du die erkannten Felder, bevor daraus eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-Dokument entsteht.
In der App fotografierst oder wählst du das Dokument, prüfst die erkannten Werte im Formular und übernimmst sie in eine E-Rechnung.
Was dazugehört
Lokale Vorlagenerkennung ohne Upload
Du definierst die Positionen der Felder einmal pro Layout. Dokument und Verarbeitung bleiben dabei auf deinem Gerät.
Billance AI für unbekannte Layouts
Die optionale KI-Erkennung findet Beträge, Daten und Positionen ohne Vorlage. Der Online-Schritt ist vor dem Start klar gekennzeichnet und wird ausdrücklich bestätigt.
Seiten gezielt auswählen
Bei mehrseitigen PDFs wählst du die relevanten Seiten aus, bevor sie verarbeitet und auf das Kontingent angerechnet werden.
Stammdaten abgleichen
Erkannte Kontakte, Produkte und Zahlungsdaten lassen sich mit vorhandenen Stammdaten abgleichen und übernehmen.
Korrigieren statt vertrauen
Alle erkannten Felder bleiben ein Vorschlag und lassen sich direkt in der Vorschau ergänzen oder korrigieren.
Ausgabe als XRechnung oder ZUGFeRD
Aus dem geprüften Ergebnis entsteht ein vollwertiges Dokument – wahlweise als reine XML-Datei oder als PDF mit eingebettetem XML.
Im Detail
Dokumente organisieren und Zahlungen nachverfolgen
Alle erstellten und konvertierten Dokumente liegen in einer durchsuchbaren Übersicht. Status wie Entwurf, versendet, offen, teilgezahlt, bezahlt oder überfällig ergeben sich aus den erfassten Zahlungen. Ordner, Archiv und Papierkorb halten die Ablage sauber, ohne dass etwas verloren geht.
In der App filterst du dieselben Dokumente über Statuschips, öffnest die Zahlungserfassung und siehst den offenen Betrag sofort.
Was dazugehört
Status aus echten Zahlungen
Teilzahlungen mit Datum, Betrag, Zahlungsweg und Notiz berechnen Restbetrag und Status neu – nicht umgekehrt.
Ordner, Archiv und Papierkorb
Eigene Ordner je Dokumenttyp strukturieren die Ablage, das Archiv nimmt Abgeschlossenes auf, und der Papierkorb lässt sich wiederherstellen.
Suchen und filtern
Nummer, Empfänger, Zeitraum, Status und Dokumenttyp lassen sich kombinieren, auch bei mehreren tausend Dokumenten.
Zahlungsarten und Konten
Überweisung, SEPA-Lastschrift, PayPal, Bar und Karte werden zentral gepflegt und stehen in jedem Dokument zur Auswahl.
Verlauf je Dokument
Anlage, Statuswechsel, Festschreibung und Zahlungen bleiben chronologisch nachvollziehbar.
Dateien bleiben verbunden
PDF, XML und Anhänge gehören dauerhaft zum Dokument und lassen sich jederzeit erneut exportieren.
Belege erfassen, prüfen und weiterberechnen
Quittungen und Eingangsrechnungen kommen als Foto, Scan, PDF oder strukturierte E-Rechnung herein. XRechnung-XML und ZUGFeRD-/Factur-X-PDF werden lokal ausgelesen, sonst hilft die lokale Texterkennung oder – nach ausdrücklicher Bestätigung – Billance AI. Erkannte Werte bleiben ein Vorschlag, den du vor dem Speichern prüfst.
In der App fotografierst du den Beleg direkt nach dem Einkauf, ergänzt Kategorie und Betrag und hast ihn sofort in derselben Liste.
Was dazugehört
E-Rechnungen als Ausgabe einlesen
Lieferant, Nummer, Termine, Währung, Steueraufschlüsselung und Positionen werden aus der strukturierten Datei übernommen; die Originaldatei bleibt unverändert erhalten.
Stapelimport mit Belegentwürfen
Mehrere Dateien landen als Entwürfe oben in der Liste. Ein Entwurf zählt in keiner Auswertung mit, bis du ihn geprüft und gespeichert hast.
Dauerbelege für wiederkehrende Kosten
Miete, Abos und Versicherungen legst du einmal als Serie an; Billance erzeugt daraus die erwarteten Belege zu den Fälligkeiten.
Offene Posten im Blick
Unbezahlte und teilbezahlte Eingangsrechnungen werden nach Fälligkeit gruppiert, mit Restbetrag und laufender Skontofrist.
Auslagen weiterberechnen
Ein Beleg wird zur Position in einer Kundenrechnung – optional mit Aufschlag. Beleg und Rechnung bleiben dauerhaft verknüpft.
Festschreibung und Integritätsprüfung
Geprüfte Belege lassen sich festschreiben. Ein Änderungsprotokoll dokumentiert den Verlauf, und eine SHA-256-Prüfsumme zeigt, ob die Originaldatei unverändert ist.
Im Detail
Umsatzsteuer im Blick behalten und an die Kanzlei übergeben
Die Umsatzsteuer-Übersicht rechnet Ausgangsumsatzsteuer und abziehbare Vorsteuer für den eingestellten Voranmeldungszeitraum zusammen. Für die Buchhaltung erzeugt der DATEV-Export einen Buchungsstapel aus den ausgewählten Belegen – auf Wunsch samt Originaldokumenten.
In der App siehst du dieselben Kennzahlen für den gewählten Zeitraum und kannst den Export anstoßen und teilen.
Was dazugehört
Soll- und Ist-Versteuerung
Die gespeicherte Besteuerungsart bestimmt, ob der Leistungszeitpunkt oder der Zahlungseingang maßgeblich ist. Anzahlungen werden ihrem Zahlungstag zugeordnet.
Regelbesteuerung oder § 19 UStG
Umsatzsteuerstatus, Gültigkeitsdatum und eine mögliche Dauerfristverlängerung werden je Firmenprofil gespeichert.
Vorsteuer aus den Belegen
Der abziehbare Anteil wird aus dem am Beleg gespeicherten Wert berechnet – oder ganz ausgeschlossen, wenn kein Vorsteuerabzug besteht.
Datenqualität sichtbar machen
Unvollständige oder unkategorisierte Belege werden ausgewiesen, damit die Kennzahlen nicht auf Lücken beruhen.
DATEV-Buchungsstapel
Belegdatum, Belegnummer, Betrag, Aufwands- und Kreditorenkonto, Steuerfall, Fälligkeit, Skonto und Leistungszeitraum werden aus Beleg-, Kategorie- und Kontoeinstellungen übernommen.
Prüfung vor dem Export
Buchungsanzahl, Konten, Gesamtsumme, Warnungen und blockierende Hinweise stehen vor dem Erzeugen des Stapels auf einen Blick.
Im Detail
Einnahmen, Ausgaben und offene Beträge auswerten
Die Startseite fasst zusammen, was gerade zählt: Umsatz im Zeitraum, offene und überfällige Beträge, anstehende Fälligkeiten und die letzten Dokumente. Eigene Auswertungen für Einnahmen und Ausgaben gehen tiefer – nach Zeitraum, Kategorie, Kunde oder Lieferant.
In der App bekommst du dieselben Kennzahlen als kompakte Zusammenfassung mit den wichtigsten Diagrammen.
Was dazugehört
Zeitraum frei wählen
Monat, Quartal, Jahr oder ein eigener Zeitraum – mit Vergleich zur Vorperiode, wenn einer sinnvoll ist.
Einnahmen nach Kunde und Dokumenttyp
Umsatzverlauf, größte Kunden und Verteilung über die Dokumenttypen stehen als eigene Auswertung bereit.
Ausgaben nach Kategorie und Lieferant
Kategorien, Lieferantenvergleich, Zahlungsverhalten und abziehbare Vorsteuer machen die Kostenseite greifbar.
Währungen bleiben getrennt
Unterschiedliche Währungen werden getrennt ausgewiesen statt zu einer irreführenden Gesamtsumme vermischt.
Fälligkeiten und Überfälliges
Was in den nächsten Tagen fällig wird und was bereits überfällig ist, steht direkt auf der Startseite.
Von der Kennzahl zum Beleg
Auffällige Gruppen lassen sich öffnen, bis du beim einzelnen Dokument bist und die Quelldaten korrigieren kannst.
Im Detail
E-Rechnungen nach EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD prüfen
Empfangene und selbst erstellte E-Rechnungen werden gegen das erkannte Profil geprüft. Die Prüfung meldet Fehler und Warnungen mit Regelcode, BT-Nummer und Fundstelle im Dokument, statt nur „ungültig“ zu sagen. Ergebnisse lassen sich als Bericht exportieren.
In der App prüfst du einzelne Dateien und siehst dieselben Befunde mit Regelcode und Fundstelle.
Was dazugehört
Profil wird erkannt
XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X werden aus dem Dokument bestimmt; passt kein bekanntes Profil, wird das ausdrücklich gemeldet.
Befunde mit Regelcode
Jeder Fehler nennt die verletzte Geschäftsregel, das betroffene Feld und den Pfad im XML.
BT-Nummern verständlich
Die Fundstellen sind mit den Business Terms verknüpft, damit klar ist, welche Angabe fehlt oder nicht passt.
PDF und XML gleichermaßen
ZUGFeRD-PDFs werden entpackt und das eingebettete XML geprüft; reine XML-Dateien laufen direkt durch.
Prüfung vor der Ausgabe
Beim Erstellen läuft dieselbe Prüfung mit, damit fehlende Pflichtangaben auffallen, bevor das Dokument das Haus verlässt.
Berichte exportieren
Das Ergebnis lässt sich als Bericht sichern – auf Deutsch oder Englisch, für die eigene Ablage oder den Geschäftspartner.
Dokumentdesign und Vorlagen an dein Corporate Design anpassen
Der Dokumentdesigner bestimmt, wie deine PDFs aussehen: Kopf- und Fußbereich, Positionen, Summenblock, Logo, Farben, Schriften und Abstände lassen sich direkt in der Live-Vorschau ändern. Vorlagen halten daneben die inhaltlichen Standardwerte je Dokumenttyp fest.
In der App wählst du gespeicherte Designvorlagen aus und wendest sie auf deine Dokumente an.
Was dazugehört
Live-Vorschau statt Blindflug
Jede Änderung an Layout, Farbe oder Schrift erscheint sofort im gerenderten Dokument.
Eigene Elemente und Layouts
Kopfzeile, Adressfeld, Positionstabelle, Summenblock und Fußzeile lassen sich einzeln anpassen und um eigene Blöcke ergänzen.
Design je Dokumenttyp
Angebot, Lieferschein und Rechnung dürfen unterschiedlich aussehen – oder alle dasselbe Design nutzen.
Textbausteine und E-Mail-Vorlagen
Einleitungs-, Schluss- und Aufbewahrungstexte sowie E-Mail-Vorlagen lassen sich vorbereiten und pro Dokument einsetzen.
Standardwerte je Vorlage
Zahlungsziel, Steuerfall, Währung, Preisangabe, Ausgabeformat und Datumsformat sind pro Vorlage hinterlegt.
Nummernkreise
Jeder Dokumenttyp bekommt seinen eigenen Nummernkreis mit Präfix, Stellenanzahl und Zählerstand.
Kunden, Produkte und Firmenprofile einmal pflegen
Empfänger, interne Kontakte, Artikel, Leistungen und Zahlungsarten werden einmal gepflegt und stehen danach in jedem Dokument zur Auswahl. Mehrere Firmenprofile trennen Unternehmen oder Geschäftsbereiche sauber voneinander – inklusive eigener Nummernkreise, Designs und Steuereinstellungen.
In der App legst du Kontakte und Produkte unterwegs an und übernimmst sie direkt ins nächste Dokument.
Was dazugehört
Empfänger mit E-Rechnungsdaten
Elektronische Adresse, Käuferreferenz, Leitweg-ID, USt-IdNr., Debitoren- und Kreditorennummer gehören zum Kontakt.
Konditionen je Kunde
Zahlungsziel, Skontotage, Skontosatz und Kundenrabatt werden am Kontakt hinterlegt und beim Erstellen übernommen.
Artikel und Leistungen
Produktkatalog mit Einheiten, Kategorien, Preisen und Steuersätzen – getrennt nach Artikeln und Dienstleistungen.
Import und Export
Kontakte lassen sich aus CSV oder vCard importieren und ebenso wieder exportieren.
Mehrere Firmenprofile
Jedes Profil hat eigene Stammdaten, Nummernkreise, Designs, Steuereinstellungen und Auswertungen.
Interne Kontakte
Ansprechpartner im eigenen Haus lassen sich getrennt pflegen und als Bearbeiter auf Dokumenten ausweisen.
Im Detail
Deine Daten bleiben bei dir – Synchronisation ist deine Entscheidung
Billance arbeitet local-first: Dokumente, Belege und Stammdaten liegen in einer lokalen Datenbank auf deinem Gerät und sind auch ohne Internetverbindung vollständig nutzbar. Wer mehrere Geräte verwendet, synchronisiert über den eigenen Cloudanbieter – Billance betreibt dafür keinen zentralen Dokumentenspeicher.
In der App synchronisierst du denselben Datenbestand und legst Sicherungen an, ohne den Rechner zu brauchen.
Was dazugehört
Lokale Datenbank
Alle Inhalte liegen auf deinem Gerät. Ohne Verbindung kannst du weiterarbeiten, statt auf einen Server zu warten.
Eigener Cloudanbieter
Die Synchronisation läuft über den Speicher, den du selbst gewählt hast – der Inhalt bleibt in deiner Hand.
Verschlüsselte Backups
Sicherungen lassen sich verschlüsseln, planen und gezielt wiederherstellen, einzeln oder vollständig.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Das Billance-Konto lässt sich mit einer zweiten Stufe absichern; Sitzungen sind einsehbar und einzeln beendbar.
Nachvollziehbarer Verlauf
Änderungen an Belegen werden protokolliert, und Prüfsummen zeigen, ob Originaldateien unverändert sind.
Server in Deutschland
Konto- und Abrechnungsdaten werden bei einem deutschen Anbieter verarbeitet, nach deutschem und europäischem Datenschutzrecht.
Desktop, App und die lokale Automatisierungs-API
Billance läuft als Desktop-Anwendung unter Windows, macOS und Linux und als App auf dem Smartphone. Beide greifen auf denselben Datenbestand zu. Wer eigene Software anbinden möchte, nutzt die lokale Automatisierungs-API – sie läuft ausschließlich auf deinem Rechner, solange die Desktop-App geöffnet ist.
Die App ist für unterwegs gebaut: Belege fotografieren, Dokumente erstellen, Zahlungen erfassen und Kennzahlen prüfen.
Was dazugehört
Windows, macOS und Linux
Die Desktop-App wird für alle drei Systeme gepflegt und aus derselben Codebasis gebaut.
Dieselben Funktionen mobil
Dokumente, Belege, Kontakte, Auswertungen und Einstellungen sind auch in der App verfügbar.
Deutsch und Englisch
Oberfläche, Hilfe und die erzeugten Dokumente lassen sich in beiden Sprachen nutzen.
Hell und dunkel
Ein helles und ein dunkles Erscheinungsbild stehen bereit und folgen auf Wunsch dem System.
Lokale Automatisierungs-API
Dokumente, Belege, Zahlungen und Stammdaten lassen sich per HTTP von eigenen Skripten aus ansprechen – mit Token, festem Port und ohne Cloud-Endpunkt.
Integrierte Hilfe
Ein durchsuchbares Hilfecenter erklärt jede Funktion direkt in der Anwendung und online.
Bereit für E‑Rechnungen?
Starte jetzt mit Billance und erstelle deine ersten E-Rechnungen in wenigen Minuten.