E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931

Was eine E-Rechnung in Billance ist

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei mit hübschem Layout, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Jedes Feld hat darin eine feste Bedeutung: Die Rechnungsnummer ist BT-1, das Fälligkeitsdatum BT-9, die Käuferreferenz BT-10. So kann die Buchhaltungssoftware auf der Empfängerseite die Rechnung ohne Abtippen einlesen. Billance erzeugt genau diesen Datensatz und stellt ihn entweder als eingebettetes XML in einem lesbaren PDF (ZUGFeRD) oder als reine XML-Datei (XRechnung, PEPPOL BIS) bereit.

Der Editor ist derselbe, in dem auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften, Stornos und Mahnungen entstehen. Du wechselst also nicht zwischen Programmen, wenn aus einem Angebot eine Rechnung wird: Positionen, Empfängerdaten und Bezüge werden übernommen, und die Dokumentkette bleibt zwischen den Belegen sichtbar.

Während du tippst, prüft Billance mit. Fehlt die elektronische Adresse des Empfängers, ist bei einer XRechnung keine Käuferreferenz hinterlegt oder passt eine Steuerkategorie nicht zum gewählten Steuerfall, steht der Hinweis direkt am Feld und nicht erst dann, wenn der Rechnungseingang deines Kunden die Datei zurückweist.

So entsteht eine E-Rechnung

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   Empfänger und Vorlage wählen

   Gespeicherte Empfänger bringen Adresse, elektronische Adresse, Käuferreferenz, Steuerfall, Zahlungsweg, Zahlungsziel und Design mit. Die Standardvorlage des Dokumenttyps füllt Betreff, Einleitung und Schlusstext vor.

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   Positionen erfassen

   Produkte und Leistungen aus dem Katalog übernehmen oder frei eingeben. Menge, Einheit mit UN/CEFACT-Code, Einzelpreis, Steuersatz und Steuerkategorie ergeben Netto, Steuer und Brutto je Position.

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   Zahlung und Zusatzangaben ergänzen

   Zahlungsart und Zahlungskonto, Zahlungsziel, Skontosatz und -frist, bereits gezahlte Beträge, Leistungszeitraum sowie Bestell-, Projekt- und Vertragsreferenzen gehören maschinenlesbar in den Datensatz.

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   Ausgabeformat festlegen

   Der E-Rechnungs-Schalter entscheidet zwischen Hybrid-PDF, reiner XML-Datei und bewusst unstrukturiertem PDF; das Format-Menü wählt darunter das Profil.

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   Festschreiben und ausgeben

   Beim Festschreiben wird die Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis fixiert. Die erzeugte Datei lässt sich öffnen, teilen, drucken und mit demselben Prüfmodul validieren, das auch fremde E-Rechnungen prüft.

Was der Rechnungseditor kann

Sieben Dokumenttypen teilen sich einen Editor. Was hier für die Rechnung beschrieben ist, gilt in weiten Teilen auch für die übrigen Belege.

• Pflichtangaben nach EN 16931

  Käuferreferenz (BT-10), Leitweg-ID, elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und die Zahlungsangaben haben eigene Felder und werden vor der Ausgabe geprüft.

• Alle gängigen Steuerfälle

  Regelbesteuerung, Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Leistungen außerhalb der EU lassen sich mit den passenden Kennungen und Befreiungsgründen abbilden.

• Skonto, Anzahlungen und Rundung

  Skontosatz und Skontofrist werden maschinenlesbar hinterlegt. Bereits gezahlte Beträge (BT-113) und ein expliziter Rundungsbetrag (BT-114) halten den zu zahlenden Betrag korrekt.

• Zu- und Abschläge je Position und Dokument

  Rabatte und Zuschläge lassen sich mit Grund, Prozentsatz und Steuerkategorie erfassen, für einzelne Positionen ebenso wie auf das gesamte Dokument.

• Vorgaben je Empfänger

  Ausgabeformat, Steuerfall, Zahlungsweg, Zahlungsziel, Sprache und Design lassen sich pro Kontakt speichern und sind beim nächsten Dokument vorausgewählt.

• Anhänge und eigenes Rechnungs-PDF

  Nachweise und Stundenzettel reisen als Anlage mit. Alternativ kann ein vorhandenes PDF die Grundlage der Rechnung sein. Die strukturierten Daten werden dann in dieses Dokument eingebettet.

• Fremdwährung und zweisprachige Ausgabe

  Rechnungswährung, Datumsformat und Dokumentsprache gehören zum Dokument, nicht zur Oberfläche: Du arbeitest auf Deutsch und lieferst trotzdem eine englische Rechnung aus.

• Entwürfe und Dokumentkette

  Ein Dokument beginnt als Entwurf und lässt sich beliebig oft speichern. Folgeaktionen wie Gutschrift, Storno, Mahnung oder Lieferschein übernehmen die Daten und verknüpfen Vorgänger und Nachfolger.

• Prüfung vor dem Versand

  Die erzeugte Datei kann direkt gegen EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und PEPPOL geprüft werden, lokal auf deinem Gerät und ohne die Rechnung hochzuladen.

ZUGFeRD, XRechnung oder PEPPOL BIS: Welches Format wann?

Billance kennt drei Ausgabearten: ein Hybrid-PDF mit eingebetteter XML, eine reine XML-Datei und ein bewusst unstrukturiertes PDF. Welche davon richtig ist, entscheidet dein Empfänger. Im B2B-Regelfall passt ZUGFeRD EN16931.

CII und UBL sind zwei XML-Syntaxen für denselben fachlichen Inhalt. Die Wahl ändert die technische Struktur der Datei, nicht die Rechnung selbst.

Pflichtangaben, die eine E-Rechnung braucht

Welche Felder zwingend sind, hängt vom Profil, vom Steuerfall, von der Zahlungsart und vom Geschäftsvorfall ab. Diese Angaben verlangt praktisch jede strukturierte Rechnung.

• Kopfdaten

  Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungstyp und Währung, dazu Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer.

• Verkäuferkennung

  Mindestens eine zulässige steuerliche oder rechtliche Kennung, also Steuernummer, Umsatzsteuer-ID oder Registereintrag.

• Mindestens eine Position

  Mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuerkategorie. Die Einheit trägt dabei den UN/CEFACT-Code aus BT-130.

• Summen und Steueraufschlüsselung

  Netto, Steuer, Brutto und Zahlbetrag müssen zur Aufschlüsselung nach Steuersätzen passen; Billance rechnet und prüft das mit.

• Leistungsdatum oder -zeitraum

  Billance verlangt bei der Erstellung eine konkrete Leistungsangabe, damit aus dem Formular kein unvollständiges Dokument entsteht.

• Zahlungsangaben

  Bei positivem Zahlbetrag braucht es ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsbedingung; eine Überweisung zusätzlich ein Zahlungskonto mit IBAN, eine Lastschrift Gläubiger-ID und Mandatsreferenz.

• Profilabhängige Zusatzfelder

  XRechnung verlangt unter anderem Käuferreferenz und elektronische Adressen, PEPPOL BIS passende Endpunkte, eine Rechnungsberichtigung die Referenz auf die vorausgegangene Rechnung.

Billance unterstützt dich bei Pflichtfeldern und Formaten und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Rechnungen am Schreibtisch und unterwegs

Beide Anwendungen schreiben denselben Datensatz und erzeugen dieselben Dateien. Der Unterschied liegt darin, wie viel gleichzeitig auf den Bildschirm passt.

Gratis oder Premium

Erreicht eine Funktion die Grenze des Gratis-Tarifs, zeigt Billance den Hinweis samt Weg zum Upgrade. Gespeicherte Daten gehen dabei nicht verloren.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

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