Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Freiberufler und Selbstständige?

Ja. Entscheidend ist, ob du Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn bist und inländische B2B-Umsätze abrechnest. Die Pflicht hängt nicht davon ab, ob du ein großes Unternehmen, eine Einzelunternehmung, eine freiberufliche Praxis oder ein kleines Büro betreibst.

Muss ich seit 2025 schon jede B2B-Rechnung als E-Rechnung versenden?

Nicht in jedem Fall. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Sonstige Rechnungen bleiben grundsätzlich bis Ende 2026 möglich, bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.

Was passiert, wenn ich 2028 noch einfache PDFs verschicke?

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Wenn keine Ausnahme greift, kann das zu Nachforderungen, verzögerten Zahlungen, Problemen beim Vorsteuerabzug des Empfängers und zu Risiken bei Betriebsprüfungen führen.

Brauche ich für B2B-Rechnungen eine Leitweg-ID?

Für normale B2B-Rechnungen ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich. Die Leitweg-ID ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber relevant. Im B2B-Bereich kann das entsprechende Feld je nach Format auch mit einem internen Bezug oder Platzhalter gefüllt werden.

Welche Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsphase. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen dann für betroffene inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen, sofern keine Ausnahme greift.

Was ändert sich ab 2028?

Ab dem 1. Januar 2028 endet auch die verlängerte Übergangsfrist für kleinere Rechnungsaussteller. Dann ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich der Standard, soweit keine gesetzliche Ausnahme gilt.

Sind Kleinbetragsrechnungen betroffen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gehören zu den wichtigen Ausnahmen. Für diese Rechnungen muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Für die reine Empfangsbereitschaft reicht nach der BMF-FAQ bereits ein E-Mail-Postfach. Praktisch brauchst du aber zusätzlich eine Lösung, mit der du XML-Dateien prüfen, lesbar anzeigen und nachvollziehbar archivieren kannst.

Muss ich empfangene E-Rechnungen elektronisch weiterverarbeiten?

Nein. Die Pflicht zum Empfang bedeutet nicht, dass du automatisch einen vollständig digitalen Buchhaltungsprozess betreiben musst. Du musst die E-Rechnung aber empfangen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Umsatzsteuerlich sind ein- und ausgehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss dabei unversehrt in ursprünglicher Form erhalten bleiben.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Verbraucher fallen nicht darunter.

Kann ich EDI weiter nutzen?

EDI-Verfahren können weiter eine Rolle spielen, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Verfahren, die diese Anforderungen noch nicht erfüllen, können nach den Übergangsregeln nur befristet weiter genutzt werden.

Wie bereite ich mein Unternehmen am schnellsten vor?

Stelle zuerst den Empfang sicher, wähle eine Lösung für Anzeigen, Prüfen, Erstellen und Archivieren von E-Rechnungen, passe deine Prozesse an und lege Verantwortlichkeiten in Buchhaltung oder Verwaltung fest.

E-Rechnungspflicht 2025: Fristen & Ausnahmen

Q: Ab wann muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Kleinunternehmer sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können.

Kurz erklärt

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht genau?

Die E-Rechnungspflicht regelt, wann Unternehmen im inländischen B2B-Bereich strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und ausstellen müssen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Umsatzsteuerrecht eine neue Einordnung: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Gemeint ist eine strukturierte Rechnung, die elektronisch verarbeitet werden kann und sich an der europäischen Norm EN 16931 orientiert. Eine PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Word-Dokument bleibt dagegen eine sogenannte sonstige Rechnung.

Praktisch bedeutet das: Deine Firma muss eingehende E-Rechnungen schon jetzt annehmen können. Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen. Diese Fristen sind aber kein Grund, das Thema aufzuschieben: Wer erst 2027 oder 2028 umstellt, muss Prozesse, Software, Zuständigkeiten und Archivierung unter Zeitdruck ändern.

Empfang seit 2025

Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine generelle Ausnahme für den Empfang gibt es nicht.

Versand ab 2027/2028

Die Ausstellungspflicht greift schrittweise. Die Umsatzgrenze von 800.000 Euro entscheidet, ob 2027 bereits relevant ist.

PDF ist nicht genug

Ein einfaches PDF erfüllt die gesetzliche E-Rechnungsdefinition nicht, wenn keine Übergangsregelung oder Ausnahme greift.

Fristen

Aktuelle Fristen der E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028

Für SEO und Praxis ist die Fristenlogik der wichtigste Teil: Empfangspflicht seit 2025, allgemeine Übergangsphase bis Ende 2026, verlängerte Frist für kleinere Aussteller bis Ende 2027.

Zeitraum	Empfangspflicht	Versandpflicht	Hinweise
Ab 01.01.2025	Für alle inländischen B2B-Unternehmen	Übergangsweise noch sonstige Rechnungen möglich	Empfang muss sofort funktionieren
2025-2026	Verpflichtend	Papier/PDF mit Zustimmung weiter möglich	Allgemeine Übergangsphase
Ab 01.01.2027	Verpflichtend	Pflicht für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz	Kleinere Aussteller haben bis Ende 2027 Zeit
Ab 01.01.2028	Verpflichtend	Grundsätzlich Pflicht für alle betroffenen B2B-Aussteller	Nur noch gesetzliche Ausnahmen

12025

Empfang wird Pflicht

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können.

22026

Übergang läuft

Sonstige Rechnungen sind bei Zustimmung weiterhin möglich.

32027

> 800.000 Euro

Größere Rechnungsaussteller müssen E-Rechnungen ausstellen.

42028

Regelbetrieb

Die E-Rechnung wird für betroffene B2B-Umsätze zum Standard.

Betroffene

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Betroffen: inländische B2B-Umsätze

Die Pflicht betrifft Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und eine Rechnungspflicht besteht.

Auch kleine Betriebe müssen empfangen

Selbstständige, Freiberufler, Einzelunternehmen und Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Umsatzgröße ändert daran nichts.

Nicht betroffen sind klassische B2C-Umsätze an Privatkunden. Ebenfalls nicht in denselben Anwendungsbereich fallen viele steuerfreie Umsätze, bei denen aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene B2G-Regeln, die es bereits länger gibt.

Besonders wichtig ist die Einordnung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Trotzdem ist eine Software sinnvoll, weil empfangene XML-Dateien angezeigt, geprüft und geordnet abgelegt werden müssen.

Ausnahmen

Wichtige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis 250 Euro brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.

Fahrausweise

Fahrausweise und bestimmte vergleichbare Dokumente bleiben ausgenommen.

Kleinunternehmer

Die Ausnahme betrifft die Ausstellung, nicht den Empfang von E-Rechnungen.

B2C-Umsätze

Rechnungen an Verbraucher fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.

Bestimmte steuerfreie Umsätze

Viele Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind nicht erfasst.

EDI-Verfahren

EDI kann weiter genutzt werden, wenn die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Risiken

Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein technisches Thema. Die Pflicht wirkt in Zahlungsprozesse, Lieferantenbeziehungen, Steuerprüfung und Dokumentation hinein.

Wichtig: Nicht erst kurz vor 2028 reagieren

Fehlerhafte oder fehlende Rechnungsprozesse können Zahlungen verzögern, Rückfragen in der Buchhaltung auslösen und bei Prüfungen auffallen. Ordnungswidrigkeiten im Zusammenhang mit Rechnungspflichten und Aufbewahrung können nach dem UStG mit Bußgeldern verbunden sein. Zusätzlich kann beim Empfänger der Vorsteuerabzug praktisch erschwert werden, wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß vorliegen.

Vorsteuerabzug

Empfänger brauchen ordnungsgemäße Rechnungen. Fehlerhafte Prozesse können Nachfragen und Korrekturen verursachen.

Betriebsprüfung

Unklare Ablagen, fehlende XML-Dateien oder nicht nachvollziehbare Korrekturen erhöhen den Prüfungsaufwand.

Zahlungsverzug

Geschäftspartner können Rechnungen zurückweisen, wenn sie nicht im erwarteten Format vorliegen.

Lieferantenportale

Große Auftraggeber werden strukturierte Rechnungen oft konsequent verlangen.

Praxis

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

1

Empfang prüfen

E-Mail-Postfach, Zuständigkeit und Ablage für XML-Rechnungen festlegen.

Sofort

2

Software auswählen

E-Rechnungen anzeigen, prüfen, erstellen und exportieren können.

Sofort

3

Archivierung klären

Strukturierten XML-Teil unverändert aufbewahren und Prozesse dokumentieren.

Kurzfristig

4

Umsatzgrenze prüfen

Vorjahresumsatz für die 800.000-Euro-Schwelle auswerten.

Vor 2027

5

Teams vorbereiten

Buchhaltung, Vertrieb und Verwaltung auf neue Abläufe einstellen.

Laufend

Mini-Check für heute

Wenn du aktuell nicht weißt, wer E-Rechnungen entgegennimmt, wo XML-Dateien abgelegt werden und wie du eine XRechnung lesbar machst, ist der Empfangsprozess noch nicht sauber geklärt.

FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Fazit

Handlungsempfehlung: jetzt vorbereiten, nicht erst 2028 reagieren

Die E-Rechnungspflicht ist vor allem eine Prozessumstellung. Wer früh beginnt, kann den Empfang sauber organisieren, eigene Rechnungen rechtzeitig umstellen und Rückfragen von Kunden oder Steuerberatung vermeiden.

Billance hilft dir dabei, E-Rechnungen lokal zu erstellen, bestehende Rechnungsdaten strukturiert zu verarbeiten und wichtige Prüfungen direkt im Arbeitsablauf zu berücksichtigen. Wenn du die technischen Grundlagen zu XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931 oder BT-Feldern vertiefen möchtest, lies ergänzend die E-Rechnung-Grundlagen.

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