E-Rechnungspflicht: Fristen 2025, 2027 und 2028

Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im Umsatzsteuerrecht eine neue Einordnung: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine per E-Mail versendete PDF-Datei. Gemeint ist eine strukturierte Rechnung, die elektronisch verarbeitet werden kann und sich an der europäischen Norm EN 16931 orientiert. Eine PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Word-Dokument bleibt dagegen eine sogenannte sonstige Rechnung.

Die Pflicht besteht aus zwei Teilen, die zeitlich weit auseinanderliegen und deshalb oft verwechselt werden. Der Empfang ist seit 2025 verpflichtend – für jedes inländische Unternehmen, ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Das Ausstellen eigener E-Rechnungen wird dagegen erst nach den Übergangsfristen zur Pflicht, gestaffelt nach dem Vorjahresumsatz.

Praktisch heißt das: Selbst wer noch jahrelang Papierrechnungen schreiben darf, muss heute schon in der Lage sein, eine XRechnung entgegenzunehmen, lesbar zu machen und ordnungsgemäß aufzubewahren.

• Empfang seit 2025 – ohne Ausnahme

  Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine generelle Ausnahme für die Empfangsseite gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer.

• Versand ab 2027 beziehungsweise 2028

  Die Ausstellungspflicht greift schrittweise. Über die Reihenfolge entscheidet der Vorjahresumsatz und die Schwelle von 800.000 Euro.

• Ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr

  Ein PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die gesetzliche Definition nicht, sobald keine Übergangsregelung und keine Ausnahme mehr greift.

• Übergangsfristen sind kein Grund zu warten

  Wer erst 2027 oder 2028 umstellt, ändert Prozesse, Software, Zuständigkeiten und Archivierung unter Zeitdruck – und ist auf eingehende E-Rechnungen schon längst angewiesen.

Die Fristen der E-Rechnungspflicht von 2025 bis 2028

Die Fristenlogik ist der praktisch wichtigste Teil: Empfangspflicht seit 2025, allgemeine Übergangsphase beim Versand bis Ende 2026, verlängerte Frist für kleinere Aussteller bis Ende 2027.

1. 2025

   Empfang wird Pflicht

   Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Formal genügt dafür nach der BMF-FAQ ein E-Mail-Postfach; praktisch brauchst du zusätzlich einen Weg, die XML-Datei zu lesen, zu prüfen und nachvollziehbar abzulegen.

2. 2026

   Allgemeine Übergangsphase läuft

   Sonstige Rechnungen sind weiterhin möglich: Papier ohne Zustimmung, ein einfaches elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers.

3. 2027

   Versandpflicht über 800.000 Euro

   Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen für die erfassten inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Aussteller haben ein Jahr länger Zeit.

4. 2028

   Regelbetrieb

   Auch die verlängerte Frist endet. Die E-Rechnung wird für die erfassten inländischen B2B-Umsätze zum Standard; es bleiben nur die gesetzlichen Ausnahmen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die Pflicht betrifft Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und eine Rechnungspflicht besteht. Ob du ein großes Unternehmen, eine Einzelunternehmung, eine freiberufliche Praxis oder ein kleines Büro betreibst, spielt dafür keine Rolle.

Nicht erfasst sind klassische B2C-Umsätze an Privatkunden. Ebenfalls außerhalb desselben Anwendungsbereichs liegen viele steuerfreie Umsätze, bei denen umsatzsteuerlich regelmäßig gar keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene B2G-Regeln, die es bereits länger gibt.

• Betroffen: inländische B2B-Umsätze

  Beide Beteiligten sind im Inland ansässig und es besteht eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. Das ist der Kern des Anwendungsbereichs.

• Auch Freiberufler und Selbstständige

  Entscheidend ist die Unternehmereigenschaft, nicht die Rechtsform oder die Größe. Eine Einzelpraxis fällt genauso darunter wie eine GmbH.

• Kleinunternehmer: empfangen ja, ausstellen nein

  Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber für ihre steuerfreien Umsätze von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

• Nicht betroffen: Rechnungen an Verbraucher

  Für B2C-Umsätze gilt die umsatzsteuerliche B2B-E-Rechnungspflicht nicht. Eine freiwillige E-Rechnung bleibt zulässig.

• Öffentliche Auftraggeber: eigene Regeln

  Im B2G-Bereich gelten die Vorgaben des Bundes oder des jeweiligen Landes zusätzlich – häufig mit Pflicht zur XRechnung und zur Leitweg-ID.

• Ausländische Geschäftspartner

  Rechnungen ins oder aus dem Ausland fallen nicht unter die deutsche Pflicht, müssen aber den jeweiligen nationalen und europäischen Regelungen entsprechen.

Die wichtigsten Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch nach 2028 bleiben Fälle, in denen keine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Wichtig: Diese Ausnahmen betreffen fast durchweg das Ausstellen, nicht den Empfang.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

  Für Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.

• Fahrausweise

  Fahrausweise und bestimmte vergleichbare Dokumente bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

• Leistungen von Kleinunternehmern

  Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer für ihre nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Der Empfang bleibt davon unberührt.

• Umsätze an Verbraucher

  Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die inländische B2B-Pflicht.

• Bestimmte steuerfreie Umsätze

  Viele Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind nicht erfasst, weil dafür regelmäßig keine Rechnungspflicht besteht.

• EDI-Verfahren

  Etablierte EDI-Verfahren können weiter genutzt werden, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Verfahren, die das noch nicht tun, sind nach den Übergangsregeln nur befristet zulässig.

Ob eine Ausnahme im Einzelfall greift, hängt an der umsatzsteuerlichen Einordnung des konkreten Umsatzes. Kläre Grenzfälle mit deiner Steuerberatung, bevor du einen Prozess darauf aufbaust.

Was bei Nichteinhaltung tatsächlich passiert

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur ein technisches Thema. Sie wirkt in Zahlungsprozesse, Lieferantenbeziehungen, Betriebsprüfungen und die Dokumentation hinein – und die spürbaren Folgen sind meist wirtschaftlicher, nicht strafrechtlicher Natur.

• Vorsteuerabzug beim Empfänger

  Dein Kunde braucht eine ordnungsgemäße Rechnung. Ist sie es nicht, folgen Rückfragen und Korrekturen – im schlechtesten Fall, nachdem die Zahlungsfrist längst verstrichen ist.

• Betriebsprüfung

  Unklare Ablagen, fehlende XML-Originale oder nicht nachvollziehbare Korrekturen erhöhen den Prüfungsaufwand und die Zahl der Nachfragen erheblich.

• Zahlungsverzug

  Geschäftspartner können Rechnungen zurückweisen, die nicht im erwarteten Format vorliegen. Jede Zurückweisung kostet einen kompletten Zahlungszyklus.

• Lieferantenportale

  Große Auftraggeber verlangen strukturierte Rechnungen zunehmend konsequent und nehmen abweichende Formate technisch gar nicht erst an.

• Berichtigungspflicht

  Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben und wurde im falschen Format ausgestellt, solltest du sie berichtigen. Welche Folgen sich daraus im Einzelfall ergeben, hängt von den Nachweisen ab.

• Aufbewahrung

  Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF genügt dafür nicht.

Checkliste: was jetzt zu tun ist

Die Umstellung ist vor allem eine Prozessfrage. Diese fünf Schritte bringen dich in der Reihenfolge voran, in der es tatsächlich drauf ankommt.

1. 1

   Empfang sicherstellen – sofort

   Lege fest, an welche Adresse E-Rechnungen gehen, wer sie öffnet und wo die XML-Datei landet. Ohne diese Klärung ist der Empfangsprozess nicht sauber geregelt, auch wenn technisch ein Postfach existiert.

2. 2

   Software auswählen – sofort

   Du brauchst einen Weg, E-Rechnungen anzuzeigen, zu prüfen, zu erstellen und zu exportieren. Prüfe, ob deine bestehende Lösung XRechnung und ZUGFeRD in den benötigten Profilen beherrscht.

3. 3

   Aufbewahrung klären – kurzfristig

   Der strukturierte XML-Teil muss unverändert erhalten bleiben. Lege fest, wo das Original liegt, wie es gesichert wird und wie du das in deiner Verfahrensdokumentation beschreibst.

4. 4

   Umsatzgrenze auswerten – vor 2027

   Ermittle deinen Vorjahresumsatz im Hinblick auf die 800.000-Euro-Schwelle. Davon hängt ab, ob dich die Versandpflicht 2027 oder erst 2028 trifft.

5. 5

   Team vorbereiten – laufend

   Buchhaltung, Vertrieb und Verwaltung müssen wissen, was sich ändert: welche Formate rausgehen, wie eingehende Rechnungen geprüft werden und wer bei Rückfragen zuständig ist.

• Eine erhaltene E-Rechnung sofort lesbar machenÖffne eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF kostenlos im Browser – ohne Konto und ohne Upload.
• Eine Rechnung auf Fehler prüfenPrüfbericht nach XML-Schema, EN 16931, XRechnung und Peppol mit konkreten Befunden.
• Fristen und Formate im Detail nachlesenDefinition, Formate und BT-Nummern in den E-Rechnung-Grundlagen.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Die Fragen, die in Betrieben tatsächlich gestellt werden – kurz und ohne Paragrafenkette beantwortet.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Die Fristen und Ausnahmen auf dieser Seite beruhen auf den folgenden Vorschriften und Veröffentlichungen. Maßgeblich ist immer der Originaltext in seiner geltenden Fassung.

• E-Rechnung: Fragen und Antworten zur Einführung im B2B-Bereich — Bundesministerium der Finanzen
• Umsatzsteuergesetz § 14 – Ausstellung von Rechnungen — Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet
• Umsatzsteuergesetz § 19 – Besteuerung der Kleinunternehmer — Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet
• Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung § 34a – Rechnungen von Kleinunternehmern — Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet
• E-Rechnungs-Verordnung (ERechV) für den Bund — Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet
• VAT in the Digital Age (ViDA) — Europäische Kommission

Dieser Beitrag gibt den Stand der öffentlich zugänglichen Informationen zum genannten Datum wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorschriften, die Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die Vorgaben deines Rechnungsempfängers.

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