Pflichtangaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält ihre Pflichtangaben im strukturierten XML-Teil. Welche Felder zwingend sind, hängt zusätzlich vom gewählten Profil, der Zahlungsart, der Steuerregelung und dem Geschäftsvorfall ab. Billance unterstützt dich mit Live-Hinweisen und einer technischen Validierung; die Verantwortung für richtige und vollständige Rechnungsdaten bleibt bei dir.

Grundangaben

Für eine reguläre strukturierte Rechnung werden insbesondere benötigt:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungstyp und Währung
• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Mindestens eine zulässige steuerliche oder rechtliche Verkäuferkennung
• Mindestens eine Rechnungsposition mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie
• Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag sowie die passende Umsatzsteueraufschlüsselung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum nach dem Geschäftsvorfall

Billance verlangt bei der Erstellung aktuell eine konkrete Leistungsangabe, damit aus dem Formular kein unvollständiges Dokument entsteht.

Zahlung

Bei einem positiven Zahlbetrag muss grundsätzlich ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsbedingung vorhanden sein. Die Zahlungsart kann weitere Angaben auslösen:

• Überweisung: ein passendes Zahlungskonto, normalerweise mit IBAN
• Lastschrift: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Schuldnerkonto
• Kartenzahlung: die dafür zulässigen Kartenangaben

Profilabhängige Angaben

Je nach Ausgabeprofil kommen weitere Regeln hinzu:

• XRechnung verlangt unter anderem Käuferreferenz/BT-10, elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer sowie Verkäufer-Kontaktdaten
• PEPPOL BIS verlangt passende elektronische Endpunkte und profilkonforme Kennungen
• Bei öffentlichen Auftraggebern steht in BT-10 häufig die Leitweg-ID
• Steuerfreie, grenzüberschreitende oder Reverse-Charge-Fälle benötigen die passenden Kennungen und Befreiungsgründe
• Eine Rechnungsberichtigung benötigt gegebenenfalls die Referenz auf die vorausgegangene Rechnung
• Anhänge, Zu-/Abschläge und zusätzliche Referenzen lösen eigene Pflichtfelder aus

In Billance vervollständigen

Pflege dein Firmenprofil, den Empfänger, Positionen, Steuerregelung, Zahlungsart und Zusatzangaben vollständig. Achte besonders auf elektronische Adresse samt Schema, Käuferreferenz, Verkäuferkontakt, Zahlungskonto und USt-IdNr. bei grenzüberschreitenden Fällen.

Die Live-Prüfung im Editor verhindert viele unvollständige Ausgaben. Eine zusätzliche Validierung prüft das erzeugte PDF beziehungsweise XML gegen die erkannten technischen Regelwerke. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung.