Pflichtangaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält ihre Pflichtangaben im strukturierten XML-Teil. Welche Felder zwingend sind, hängt zusätzlich vom gewählten Profil, der Zahlungsart, der Steuerregelung und dem Geschäftsvorfall ab. Billance unterstützt dich mit Live-Hinweisen und einer technischen Validierung; die Verantwortung für richtige und vollständige Rechnungsdaten bleibt bei dir.

Grundangaben

Für eine reguläre strukturierte Rechnung werden insbesondere benötigt:

• Name und vollständige Anschrift des Verkäufers sowie Name und vollständige Empfänger- beziehungsweise Rechnungsanschrift des Käufers
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungstyp und Währung
• Mindestens eine zulässige steuerliche oder rechtliche Verkäuferkennung
• Mindestens eine Rechnungsposition mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie
• Netto-, Steuer-, Brutto- und Zahlbetrag sowie die passende Umsatzsteueraufschlüsselung
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum nach dem Geschäftsvorfall

Billance verlangt das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum, wenn § 14 UStG es vorschreibt. Bei E-Rechnungen kommen zwei technische Regeln hinzu: Innergemeinschaftliche Lieferungen brauchen die Angabe immer (BR-IC-11), und in den Profilen ZUGFeRD EN16931 und ZUGFeRD Extended ist sie Pflicht, sobald Verkäufer und Käufer in Deutschland sitzen. Das gilt auch bei Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften und Stornos. Nur Anzahlungsrechnungen sind davon ausgenommen.

Empfängeranschrift und optionale Lieferadresse

Mit Empfängeranschrift meint Billance die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers mit Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Diese Angabe ist nicht automatisch eine separate Lieferadresse. Eine abweichende Lieferadresse beziehungsweise ein abweichender Lieferort ist nur einzutragen, wenn tatsächlich an einen anderen Ort geliefert oder geleistet wurde oder dein Geschäftsvorfall diese Angabe verlangt. Gibt es keinen abweichenden Ort, musst du die Empfängeranschrift nicht noch einmal als Lieferadresse erfassen.

Zahlung

Bei einem positiven Zahlbetrag muss grundsätzlich ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsbedingung vorhanden sein. Die Zahlungsart kann weitere Angaben auslösen:

• Überweisung: ein passendes Zahlungskonto, normalerweise mit IBAN
• Lastschrift: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Schuldnerkonto
• Kartenzahlung: die dafür zulässigen Kartenangaben

Profilabhängige Angaben

Je nach Ausgabeprofil kommen weitere Regeln hinzu:

• XRechnung verlangt unter anderem Käuferreferenz/BT-10, elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer sowie Verkäufer-Kontaktdaten
• PEPPOL BIS verlangt passende elektronische Endpunkte und profilkonforme Kennungen
• Bei öffentlichen Auftraggebern steht in BT-10 häufig die Leitweg-ID
• Steuerfreie, grenzüberschreitende oder Reverse-Charge-Fälle benötigen die passenden Kennungen und Befreiungsgründe
• Eine Rechnungsberichtigung benötigt gegebenenfalls die Referenz auf die vorausgegangene Rechnung
• Anhänge, Zu-/Abschläge und zusätzliche Referenzen lösen eigene Pflichtfelder aus

Prüfen, Vorschau, Erstellen und Finalisieren

Die Aktionen im Billance-Editor sind getrennte Schritte:

1. Pflichtangaben prüfen (n) öffnet die noch fehlenden Angaben. Dabei wird noch keine Datei erstellt und das Dokument nicht finalisiert.
2. Weiter zur Vorschau öffnet die Vorschau und die Ausgabeoptionen. Auch dabei wird noch keine endgültige PDF- oder XML-Datei erstellt.
3. E-Rechnung erstellen erzeugt die gewählte PDF-/XML-Ausgabe.
4. Finalisieren ändert anschließend den Dokumentstatus und schreibt den Beleg fest. Ist in den Einstellungen die automatische Statusänderung aktiviert, zeigt Billance den Zielstatus bereits vor der Erstellung an und setzt ihn erst nach erfolgreicher Dateierstellung.

In Billance vervollständigen

Pflege dein Firmenprofil, den Empfänger, Positionen, Steuerregelung, Zahlungsart und Zusatzangaben vollständig. Achte besonders auf elektronische Adresse samt Schema, Käuferreferenz, Verkäuferkontakt, Zahlungskonto und USt-IdNr. bei grenzüberschreitenden Fällen.

Die Live-Prüfung im Editor verhindert viele unvollständige Ausgaben. Eine zusätzliche Validierung prüft das erzeugte PDF beziehungsweise XML gegen die erkannten technischen Regelwerke. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung.