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E-Rechnung

Konverter

Bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung umwandeln: Erkennung, Prüfung und Ausgabe im Billance-Konverter.

2 Min. LesezeitDesktopMobilZuletzt aktualisiert am 6. September 2026

Anleitung für die Billance Desktop-App unter Windows, macOS und Linux.

Im Konverter wandelst du vorhandene Rechnungsdokumente in weiterverwendbare Rechnungsdaten um. Dafür gibt es Billance AI und die lokale Verarbeitung mit Konvertervorlage.

Free & Premium

Beide Konverter-Modi sind Premium-Funktionen. Billance AI verwendet das vom Backend bereitgestellte Seitenkontingent des laufenden Abrechnungszeitraums. Der lokale Modus arbeitet ohne KI-Upload, benötigt aber eine passende Konvertervorlage.

Billance AI

Billance AI eignet sich für wechselnde Layouts und Dokumente ohne vorbereitete Vorlage. Vor dem Start siehst du Auswahl, Seitenverbrauch und verbleibendes Kontingent. Die Analyse läuft online; erst danach übernimmst du geprüfte Werte in einen neuen Rechnungsentwurf.

Lokal mit Vorlage

Der lokale Modus eignet sich für wiederkehrende Dokumentlayouts. Du wählst eine Konvertervorlage, lässt die markierten Bereiche lokal auslesen und kontrollierst anschließend die erkannten Felder. Bei Bedarf kannst du Werte manuell zuweisen oder korrigieren.

Desktop-App

Unterstützte Dateien in der Desktop-App

In beiden Modi kannst du PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP, AVIF, DOCX, ODT, XLSX und XLSM verwenden. Bilder und Office-Dateien werden vor der Verarbeitung in ein geeignetes PDF-Format überführt. Mehrere Dateien können gemeinsam vorbereitet werden; bei PDF- und Office-Dateien lassen sich Seiten vorab ausschließen.

Für gescannte oder bildbasierte Dokumente kann die lokale Verarbeitung einmalig zusätzliche OCR-Ressourcen herunterladen. Billance weist vor dem Download darauf hin.

Dateien kannst du auswählen oder per Drag-and-drop in den Konverter ziehen.

Rechnungs-PDF festlegen

Enthält deine Auswahl ein PDF, entscheidest du direkt im Konverter mit Original-PDF übernehmen, wie die neue Rechnung später aussieht:

  • Aus: Billance erzeugt ein neues PDF in deinem Design. Das Original wird nur ausgelesen.
  • An: Die Rechnung nutzt das Original-PDF; die E-Rechnungsdaten werden darin eingebettet. Design und reine Druckoptionen (Datumsformat, Aufbewahrungshinweis) entfallen und werden in der Rechnungserstellung ausgegraut.

Die Voreinstellung dafür stellst du in den PDF-Einstellungen ein; im Konverter und später im Rechnungsformular kannst du sie jederzeit umschalten.

Ergebnis prüfen

Nach einer erfolgreichen Konvertierung öffnet sich der vorausgefüllte Rechnungsentwurf direkt. Die übernommenen Werte sind im Formular hervorgehoben, und eine Zusammenfassung zeigt, was erkannt wurde und welche Empfänger, Zahlungskonten oder Produkte zu vorhandenen Datensätzen passen.

Kontrolliere trotzdem Empfänger, Nummer, Datum, Positionen, Steuerangaben und Summen, bevor du die Rechnung erstellst. Erkannte Zahlungsdaten werden nicht ungeprüft übernommen. Wurde kaum etwas erkannt, bleibt der Konverter auf der Ergebnisseite stehen und bietet dir die manuelle Zuordnung an.

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