Dokumentvorlagen und Textbausteine

Drei Arten von Vorlagen

Eine Dokumentvorlage speichert Inhalte und Standardwerte eines Dokuments: Empfänger und interne Kontaktperson, Betreff, Einleitung, Schlusstext und Textvariablen, Positionen, Währung, Preismodus und Datumsformat, Steuerregelung und Standard-Steuersatz, Zahlungsart, Zahlungskonto, Zahlungsziel, Skonto und Zahlungsbedingungen sowie – wo der Dokumenttyp es zulässt – das E-Rechnungsformat, zusätzliche Referenzen und die zugeordnete Designvorlage. Vorlagen werden getrennt für Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften und Stornos, wiederkehrende Rechnungen und Mahnungen gepflegt.

Textbausteine sind wiederverwendbare Kopf- und Fußtexte. Der Kopftext steht über den Positionen – eine Anrede oder der Bezug auf ein Angebot –, der Fußtext darunter, etwa Zahlungshinweise oder ein Dank für den Auftrag. Deutsch ist die verpflichtende Basis jeder Vorlage; fehlt der englische Text, verwendet Billance automatisch den deutschen.

Für jeden Dokumenttyp gibt es außerdem genau eine E-Mail-Vorlage mit deutschem und englischem Betreff und Nachrichtentext. Platzhalter wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Firmenname werden beim Versand durch die echten Werte ersetzt, und eine Vorschau mit Beispieldaten zeigt das Ergebnis vor dem Speichern.

So legst du Vorlagen an

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   Dokumenttyp wählen

   Vorlagen werden je Dokumenttyp verwaltet – die Auswahl entscheidet, welche Liste und welche Felder du siehst.

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   Vorlage anlegen

   Neu beginnen oder einen geeigneten Entwurf als Vorlage speichern; Systemvorlagen bilden den Ausgangspunkt.

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   Werte hinterlegen

   Positionen, Texte, Steuerregelung, Zahlungsbedingungen, Ausgabeformat und die zugeordnete Designvorlage festlegen.

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   Als Standard festlegen

   Jeder Dokumenttyp kann eine eigene Standardvorlage haben, die Billance bei neuen Dokumenten dieses Typs bevorzugt.

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   Beim Schreiben nutzen

   Neue Dokumente starten mit den gespeicherten Werten; Textbausteine fügst du direkt am Kopf- oder Fußtextfeld ein.

Was Vorlagen speichern

• Positionen und Preise

  Wiederkehrende Leistungen, Währung, Preismodus und Datumsformat sind in der Vorlage schon gesetzt.

• Steuerregelung und Steuersatz

  Standardsteuersatz und Steuerregelung gehören zur Vorlage, sodass Kleinunternehmer- oder Reverse-Charge-Fälle nicht jedes Mal neu eingestellt werden.

• Zahlungskonditionen

  Zahlungsart, Zahlungskonto, Zahlungsziel, Skonto und Zahlungsbedingungen sind vorbereitet.

• Ausgabeformat und Referenzen

  Wo der Dokumenttyp es zulässt, speichert die Vorlage auch das E-Rechnungsformat und zusätzliche Referenzen.

• Design zugeordnet

  Jede Dokumentvorlage kann eine Designvorlage mitbringen, sodass Inhalt und Aussehen zusammen passen.

• Standardvorlage je Typ

  Rechnung, Angebot, Lieferschein und die übrigen Typen haben je eine eigene Standardvorlage.

• Zweisprachige Textbausteine

  Kopf- und Fußtexte mit deutschem und optionalem englischem Text; fehlt Englisch, greift automatisch der deutsche Text.

• E-Mail mit Platzhaltern

  Betreff und Nachricht mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, Datum und Firmenname; die Sprache wählt Billance passend zum Dokument.

• Bewusst als Klartext

  Die E-Mail-Nachricht wird als Klartext übergeben, damit sie in allen gängigen Mailprogrammen zuverlässig ankommt.

Kopf- und Fußtexte, die zum Dokument passen

Textbausteine werden pro Dokumenttyp gepflegt, lassen sich aber typübergreifend verwenden: Eine Vorlage aus einem anderen Dokumenttyp kannst du trotzdem übernehmen oder in einen anderen Typ kopieren.

• Kopftext über den Positionen

  Anrede, Bezug auf ein Angebot oder ein Projekt – alles, was vor der Leistungsaufstellung stehen soll.

• Fußtext darunter

  Zahlungshinweise, Dank für den Auftrag oder Hinweise zur Gewährleistung.

• Deutsch als Basis

  Jede Vorlage braucht einen deutschen Text; der englische ist optional und wird bei Bedarf automatisch durch den deutschen ersetzt.

• Was nicht in einen Textbaustein gehört

  Rechtlich verpflichtende Angaben gehören in die dafür vorgesehenen Felder deines Firmenprofils, nicht in einen Fließtext.

Bei einer E-Rechnung wandern Kopf- und Fußtext zusätzlich in die Freitextfelder des strukturierten Datensatzes.

Auf Desktop und in der App

Vorlagen werden über das gemeinsame Datenformat synchronisiert; unbekannte Felder anderer Plattformen bleiben beim Bearbeiten erhalten.

Gratis oder Premium

Vorhandene Vorlagen bleiben bei einem Downgrade gespeichert.

Häufige Fragen zu Vorlagen

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