E-Rechnung: Grundlagen, Formate und Pflichtangaben

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dazu gehören insbesondere Formate nach der europäischen Norm EN 16931. Auch andere vereinbarte Formate sind zulässig, wenn sie die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben ermöglichen.

Der entscheidende Unterschied liegt darin, für wen die Rechnung lesbar ist. Ein herkömmliches PDF ist für das menschliche Auge gemacht: Ein Computer sieht darin nur Text an Bildpositionen und muss die Beträge über Texterkennung raten oder sie werden abgetippt. Eine echte E-Rechnung besteht dagegen aus einem XML-Datenmodell, in dem jede Angabe in einem definierten Datenfeld steht – dem sogenannten Business Term. Das Empfängersystem liest Rechnungsnummer, Steuersatz und Zahlbetrag deshalb aus derselben Stelle wie bei jeder anderen E-Rechnung und kann sie ohne Medienbruch prüfen und verbuchen.

Für dich als Rechnungssteller ändert sich die Arbeit dadurch weniger, als der Begriff vermuten lässt: Du erfasst dieselben Angaben wie bisher. Deine Software erzeugt daraus zusätzlich die strukturierte Datei.

Sonstige Rechnung und E-Rechnung im Vergleich

Bis Ende 2024 galt jede elektronisch übermittelte Rechnung als elektronische Rechnung, auch ein einfaches PDF. Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen der strukturierten E-Rechnung und der sonstigen Rechnung – dazu zählen Papier, Bilddateien und eben auch das gewohnte PDF.

E-Rechnungspflicht in Deutschland: Fristen und Betroffene

Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht betrifft steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Maßgeblich sind die umsatzsteuerliche Rechnungspflicht, die Ansässigkeit beider Beteiligter im Inland und die gesetzlichen Ausnahmen. Für Umsätze an Verbraucher gilt sie nicht.

Die Empfangsseite und die Versandseite sind streng zu trennen: Empfangen können musst du seit dem 1. Januar 2025, ausnahmslos und unabhängig von deiner Unternehmensgröße. Für das Ausstellen eigener E-Rechnungen laufen dagegen Übergangsregeln, die vom Vorjahresumsatz abhängen.

1. ab 01.01.2025

   Empfangspflicht für alle

   Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür nach der BMF-FAQ formal; praktisch brauchst du zusätzlich einen Weg, die XML-Datei zu lesen, zu prüfen und nachvollziehbar abzulegen.

2. bis 31.12.2026

   Allgemeine Übergangsphase beim Versand

   Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papierrechnungen verschicken. Ein einfaches elektronisches Format wie ein PDF setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.

3. ab 01.01.2027

   Versandpflicht über 800.000 Euro Vorjahresumsatz

   Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss für die erfassten inländischen B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Darunter gilt die Übergangsregel noch ein Jahr länger.

4. ab 01.01.2028

   E-Rechnung wird zum Regelfall

   Auch die verlängerte Frist für kleinere Aussteller endet. Danach bleiben nur noch die gesetzlichen Ausnahmen, etwa Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmerleistungen.

Standards und Formate: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Die europäische Norm EN 16931 legt das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung fest: welche Angaben es gibt, wie sie heißen und in welcher Beziehung sie zueinander stehen. Sie schreibt kein Dateiformat vor – deshalb gibt es mehrere Formate, die dieselbe Norm erfüllen und trotzdem unterschiedlich aussehen.

• EN 16931 – die europäische Norm

  Beschreibt das semantische Kernmodell mit seinen Business Terms und Geschäftsregeln. Profile und nationale Regeln können darüber hinaus weitere Anforderungen festlegen.

• XRechnung – das reine XML-Format

  Die deutsche Anwendungsspezifikation (CIUS) der Norm, ausgestellt in der Syntax UBL oder CII. Sie enthält keine visuelle Darstellung und ist der Standard im Verkehr mit der öffentlichen Verwaltung.

• ZUGFeRD / Factur-X – das Hybrid-Format

  Kombiniert eine sichtbare PDF/A-3-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Rechnung. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung und seine Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten – im B2B-Bereich der bequemste Weg.

• Peppol BIS Billing und EDI

  Peppol ist weniger ein Format als ein Übertragungsnetz mit eigenem Profil auf Basis der Norm. Klassische EDI-Verfahren dürfen unter bestimmten Voraussetzungen und mit Anpassung an EN 16931 weitergeführt werden.

Welches Format für einen konkreten Vorgang passt, entscheidet nicht das Format allein, sondern die Vorgabe deines Empfängers. Der ausführliche Vergleich steht auf der Seite ZUGFeRD und XRechnung.

BT-Nummern: der technische Aufbau einer E-Rechnung

Damit ein Empfängersystem eine Rechnung ohne Rückfrage verarbeiten kann, ist jede Angabe einem definierten Feld zugeordnet. Die EN 16931 nennt diese Felder Business Terms (BT) und fasst sie zu Business Groups (BG) zusammen. Ergänzend legen Business Rules (BR) fest, welche Felder zusammen auftreten müssen und wie die Summen rechnerisch zusammenhängen.

Diese Nummern sind der Grund, warum Fehlermeldungen von Prüfportalen wie „BR-DE-15“ oder „BT-10 fehlt“ aussehen. Wer die Systematik einmal verstanden hat, liest solche Meldungen wie eine Adresse: Die BR sagt, welche Regel verletzt ist, die BT sagt, in welchem Feld.

Auswahl der Business Terms, die in nahezu jeder gesetzeskonformen E-Rechnung eine Rolle spielen. Jede BT-Nummer führt zu ihrer eigenen Detailseite.

Weitere Felder, die je nach Fall dazukommen

• BT-20 – Zahlungsbedingungen

  Zahlungsziel im Klartext, Skontoregelungen und abweichende Vereinbarungen.

• BT-42 / BT-43 – Verkäuferkontakt

  Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners; BT-43 verlangt XRechnung verpflichtend.

• BT-92 / BT-107 – Dokumentenrabatte

  Einzelner Abschlag auf Dokumentebene und die Summe aller Abschläge.

• BT-116 ff. – Steueraufschlüsselung

  Bemessungsgrundlage, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuerkategorie – die häufigste Fehlerquelle bei gemischten Steuersätzen.

• BT-134 / BT-135 – Abrechnungszeitraum je Position

  Relevant bei wiederkehrenden Leistungen wie Wartung, Miete oder Abonnements.

• BT-7 / BT-72 – Steuer- und Lieferzeitpunkt

  Abweichender Umsatzsteuerzeitpunkt und das tatsächliche Lieferdatum.

Diese Übersicht zeigt eine Auswahl aus dem semantischen Kernmodell und ist bewusst keine vollständige Auflistung. Wie verbindlich ein Feld ist, hängt vom Rechnungstyp, vom verwendeten Profil und von der nationalen Ausprägung ab – in der XRechnung sind mehr Felder verpflichtend als in der reinen Norm.

Was die Umstellung im Betrieb bringt

Strukturierte Rechnungsdaten vereinfachen die Verarbeitung – wie stark, hängt von deinen bisherigen Abläufen und davon ab, wie gut die beteiligten Systeme angebunden sind. Die folgenden Punkte beschreiben, wo der Unterschied typischerweise entsteht.

• Weniger Erfassungsaufwand

  Digitale Übermittlung spart Papier, Druck und Porto; vor allem entfällt das Abtippen eingehender Rechnungen. Wie viel Zeit das spart, hängt vom bisherigen Prozess ab.

• Übernahme statt Eingabe

  Kompatible Systeme lesen die Rechnungsdaten direkt ein. Das reduziert manuelle Eingaben und Rückfragen; die fachliche Prüfung und die Freigabe bleiben trotzdem deine Aufgabe.

• Weniger Übertragungsfehler

  Strukturierte Daten und formale Validierung fangen Zahlendreher und fehlende Pflichtfelder ab, bevor die Rechnung das Haus verlässt.

• Nachvollziehbare Ablage

  E-Rechnungen lassen sich digital und platzsparend organisieren. Billance unterstützt dich mit lokaler Ablage, Archiv und Backups; die ordnungsgemäße Aufbewahrung und die Verfahrensdokumentation bleiben Teil deines betrieblichen Prozesses.

• Schnellere Zahlungseingänge

  Eine Rechnung, die beim Empfänger direkt im Freigabelauf landet, wird im Schnitt früher bezahlt als eine, die erst erfasst werden muss. Das wirkt unmittelbar auf deine Liquidität.

• Vorbereitung auf ViDA

  Wer heute normkonforme Rechnungsdaten erzeugt, hat die Grundlage für die kommenden europäischen Meldepflichten bereits im Haus.

E-Rechnung erstellen: der Ablauf in vier Schritten

Mit passender Software unterscheidet sich der Weg zur E-Rechnung kaum vom gewohnten Rechnungsschreiben. Der Unterschied liegt in Schritt zwei und drei: Prüfung und Format.

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   Rechnungsdaten erfassen

   Trage die üblichen Angaben ein: Verkäufer- und Käuferdaten samt USt-IdNr., Positionen, Preise und Steuersätze. Für Behörden gehört die vom Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID in die Käuferreferenz (BT-10).

2. 2

   Formal nach EN 16931 prüfen

   Billance prüft im Hintergrund, ob die Pflichtfelder gefüllt sind und die Steuer- und Summenberechnung aufgeht. Formale Prüfungen ersetzen die fachliche und steuerliche Kontrolle nicht.

3. 3

   Format wählen und erzeugen

   Für Behörden erzeugst du eine XRechnung als XML, für Geschäftskunden meist ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich mit dem Konverter in ein E-Rechnungsformat überführen.

4. 4

   Versenden und aufbewahren

   Der Versand per E-Mail ist der gängigste Weg. Bewahre anschließend das strukturierte Original unverändert auf und lege es nachvollziehbar in der Rechnungsverwaltung ab.

E-Rechnungen sofort prüfen, lesen und entpacken

Du musst nichts installieren, um mit einer E-Rechnung zu arbeiten. Die drei folgenden Werkzeuge laufen vollständig in deinem Browser: Deine Rechnungsdatei wird nicht an einen Server übertragen, es gibt kein Konto und kein Limit.

• E-Rechnung anzeigenXRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF öffnen und Parteien, Positionen, Steuern und Summen lesbar sehen.
• E-Rechnung validierenPrüfbericht nach XML-Schema, EN 16931, XRechnung und Peppol – mit Befunden, die auf BT- und BR-Nummern verweisen.
• XML aus E-Rechnung extrahierenDas eingebettete Rechnungs-XML aus einer oder mehreren ZUGFeRD- beziehungsweise Factur-X-PDF-Dateien ansehen und herunterladen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Die Fragen, die in der Praxis am häufigsten aufkommen – von der PDF-Frage bis zur Aufbewahrung.

Quellen und weiterführende Vorschriften

Die Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf die folgenden öffentlich zugänglichen Veröffentlichungen. Bei Zweifeln gilt immer der Originaltext.

• E-Rechnung: Fragen und Antworten zur Einführung im B2B-Bereich — Bundesministerium der Finanzen
• Umsatzsteuergesetz § 14 – Ausstellung von Rechnungen — Bundesamt für Justiz, Gesetze im Internet
• XRechnung: Standard, Spezifikation und Validator-Konfiguration — KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards
• ZUGFeRD und Factur-X: Formatspezifikation und Profile — FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland
• EN 16931: Semantisches Datenmodell der elektronischen Rechnung — Europäische Kommission – Digital Building Blocks
• VAT in the Digital Age (ViDA) — Europäische Kommission

Dieser Beitrag gibt den Stand der öffentlich zugänglichen Informationen zum genannten Datum wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorschriften, die Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die Vorgaben deines Rechnungsempfängers.

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