E-Rechnung Grundlagen

Nein, ab dem 1. Januar 2025 gilt eine einfache PDF-Datei steuerrechtlich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als 'sonstige Rechnung'. Eine E-Rechnung muss zwingend ein strukturiertes XML-Format aufweisen, das der EN 16931 entspricht. PDF-Rechnungen sind ab 2025 im B2B-Bereich nur noch im Rahmen von Übergangsregelungen zulässig; ab 2028 sind sie für inländische B2B-Umsätze vollständig verboten (es sei denn, es handelt sich um ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF, das eine valide XML-Datei enthält).

Nein. Eine Leitweg-ID (Buyer Reference nach BT-24) ist eine spezielle Kennung, die ausschließlich im B2G-Bereich (Rechnungen an Behörden der öffentlichen Verwaltung) benötigt wird. Im reinen B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ist eine Leitweg-ID nicht erforderlich. Hier reichen die Standard-Identifikatoren wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aus.

Wenn du ab 2028 keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellst, verstößt die Rechnung gegen die formalen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Der Leistungsempfänger verliert dadurch das Recht auf den Vorsteuerabzug. Zudem kann das Finanzamt Bußgelder verhängen. Auch werden deine B2B-Kunden die Zahlung verweigern oder verzögern, da sie gesetzeskonforme Belege für ihre Buchhaltung benötigen.

Der Hauptunterschied liegt im Aufbau: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die für Menschen ohne Hilfsmittel nicht lesbar ist. Sie ist Pflicht im öffentlichen Bereich (B2G). ZUGFeRD ist ein Hybridformat (PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei). Es lässt sich wie eine normale PDF-Datei öffnen und lesen, kann aber von Systemen vollautomatisch verarbeitet werden. Für den B2B-Bereich ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl, da es für beide Seiten komfortabel ist.

Ja. Die gesetzliche Empfangspflicht ab dem 1. Januar 2025 gilt ausnahmslos für alle inländischen Unternehmer, somit auch für Kleinunternehmer. Wenn ein Kleinunternehmer eine Rechnung von einem Lieferanten als E-Rechnung erhält, muss er diese empfangen und GoBD-konform archivieren können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen (Versandpflicht) gelten für Kleinunternehmer die allgemeinen Übergangsfristen bis Ende 2027.

Gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern...) müssen E-Rechnungen im Originalformat elektronisch aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die vollständige PDF/A-3-Datei. Ein bloßer Ausdruck auf Papier ist nicht zulässig und führt zum Verlust der steuerlichen Anerkennung. Das Archivsystem muss sicherstellen, dass die Belege während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unveränderbar und lesbar bleiben.

Nein, ab dem 1. Januar 2025 entfällt das Erfordernis der Zustimmung des Empfängers für die Verwendung einer E-Rechnung. Jedes inländische B2B-Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Für den Versand von 'sonstigen Rechnungen' (wie Papier oder einfachem PDF) während der Übergangsphase ist hingegen weiterhin das Einvernehmen des Empfängers notwendig.

Ja, der Versand per E-Mail ist der einfachste und gängigste Übertragungsweg. Alternativ können E-Rechnungen auch über Download-Portale, Web-Uploads oder dedizierte Übertragungsnetzwerke wie Peppol bereitgestellt bzw. übermittelt werden.

Ja. Billance unterstützt die Erstellung von XRechnung XML (sowohl in der CII- als auch der UBL-Syntax), EN16931 XML (in der CII-Syntax) sowie ZUGFeRD-Hybrid-PDFs (mit den Profilen EN16931/Comfort, XRechnung und Extended). Durch den Export von XRechnung in der UBL-Syntax wird zudem ein voll kompatibles Peppol BIS Billing 3.0 UBL Dokument erstellt. Jede erstellte Rechnung wird direkt lokal in der App auf formale Konformität zur europäischen Norm EN 16931 geprüft.

Billance ist eine Desktop-Anwendung für Windows, macOS und Linux. Sie läuft standardmäßig vollständig lokal auf deinem Computer. Die Nutzung einer Cloud ist optional: Du kannst deine eigene bevorzugte Cloud (wie iCloud, Google Drive, OneDrive, Dropbox oder einen eigenen WebDAV-Server) zur Synchronisation und für Backups einbinden. Rechnungsdaten, Kundendaten oder finanzielle Details werden dabei niemals auf Server von uns übertragen – du behältst die volle Kontrolle über deine Daten.

Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Kennnummer, die in Deutschland im elektronischen Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verwendet wird. Sie dient der eindeutigen Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an die zuständige Bewilligungsbehörde innerhalb einer Verwaltungseinheit.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Geschäfte – also wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Rechnungen ins Ausland oder aus dem Ausland fallen aktuell nicht unter die deutsche Pflicht, müssen jedoch den jeweiligen nationalen bzw. EU-Regelungen entsprechen.