PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln

Zwei Wege aus einem PDF in einen Datensatz

Billance AI eignet sich für wechselnde Layouts und Dokumente ohne vorbereitete Vorlage. Vor dem Start siehst du die Auswahl, den Seitenverbrauch und das verbleibende Kontingent des laufenden Abrechnungszeitraums; die Analyse läuft online, und erst danach übernimmst du geprüfte Werte in einen neuen Rechnungsentwurf.

Die lokale Verarbeitung geht den anderen Weg. Du beschreibst einmal in einer Konvertervorlage, wo in einem wiederkehrenden Layout Nummer, Datum, Absender, Empfänger, Zahlungsdaten, Positionen und Summen stehen. Danach liest Billance dieses Layout ohne KI-Upload aus. Das lohnt sich bei einem Lieferanten, dessen Rechnung jeden Monat gleich aussieht.

In beiden Fällen entscheidest du außerdem, wie die neue Rechnung später aussehen soll. Mit „Original-PDF übernehmen“ nutzt die Rechnung das vorhandene PDF und bettet die E-Rechnungsdaten darin ein; ohne diese Option erzeugt Billance ein neues PDF in deinem Design und liest das Original nur aus.

So konvertierst du ein Dokument

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   Modus wählen

   Billance AI für wechselnde Layouts, lokale Verarbeitung mit Konvertervorlage für wiederkehrende Dokumente.

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   Dateien vorbereiten

   Dateien auswählen oder ablegen, mehrere gemeinsam vorbereiten und bei PDF- und Office-Dateien einzelne Seiten vorab ausschließen.

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   Rechnungs-PDF festlegen

   „Original-PDF übernehmen“ entscheidet, ob die Rechnung das vorhandene PDF nutzt oder Billance ein neues in deinem Design erzeugt.

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   Auslesen lassen

   Die KI-Analyse zeigt vorher Seitenverbrauch und Kontingent; die lokale Verarbeitung nutzt die markierten Bereiche der Vorlage.

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   Ergebnis prüfen

   Der vorausgefüllte Rechnungsentwurf öffnet sich mit hervorgehobenen übernommenen Werten und einer Zusammenfassung der Treffer.

Was der Konverter kann

• KI für wechselnde Layouts

  Billance AI kommt mit Dokumenten zurecht, für die keine Vorlage existiert; Auswahl, Seitenverbrauch und Restkontingent stehen vor dem Start fest.

• Lokale Verarbeitung ohne Upload

  Mit einer Konvertervorlage bleibt das Dokument auf deinem Gerät. Für gescannte Vorlagen kann einmalig zusätzliche OCR nachgeladen werden. Billance weist dich vorher darauf hin.

• Viele Eingangsformate

  In der Desktop-App PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP, AVIF, DOCX, ODT, XLSX und XLSM; Bilder und Office-Dateien werden vorher in ein geeignetes PDF überführt.

• Mehrere Dateien und Seitenauswahl

  Ein Lauf kann mehrere Dokumente vorbereiten, und bei PDF- und Office-Dateien lassen sich Seiten vorab ausschließen.

• Original-PDF behalten

  Die fertige Rechnung kann das Original-PDF nutzen und die strukturierten Daten darin einbetten. Design und reine Druckoptionen entfallen dann.

• Treffer werden zugeordnet

  Die Zusammenfassung zeigt, welche Empfänger, Zahlungskonten und Produkte zu vorhandenen Datensätzen passen.

• Manuelle Zuordnung als Rückfallebene

  Wurde kaum etwas erkannt, bleibt der Konverter auf der Ergebnisseite und bietet die manuelle Zuordnung der Felder an.

• Zahlungsdaten werden nicht blind übernommen

  Erkannte Bankverbindungen und Zahlungsangaben werden nicht ungeprüft in die Rechnung übernommen.

Konvertervorlagen für wiederkehrende Layouts

Eine Konvertervorlage beschreibt, wo in einem bestimmten Rechnungsformat welche Angabe steht. Je genauer die Markierungen zum tatsächlichen Layout passen, desto zuverlässiger liest die lokale Verarbeitung aus.

• Am Referenzdokument markieren

  Feldtyp wählen und den zugehörigen Bereich im Dokument markieren: Nummer, Datum, Absender, Empfänger, Zahlungsdaten, Positionen und Summen.

• Bereich zeichnen oder Text auswählen

  In der Desktop-App lässt sich zwischen beiden Modi wechseln; die Vorschau unterstützt Seitenwechsel, Zoom und den Austausch des Referenzdokuments.

• Mehrere klare Vorlagen

  Getrennte Vorlagen für unterschiedliche Layouts sind zuverlässiger als eine sehr allgemeine Vorlage, die alles abdecken soll.

• Anpassen statt neu raten

  Verschieben sich Textblöcke, Tabellen oder Summenbereiche, passt du die Vorlage an oder legst eine neue an.

Vorlagen bleiben nach einem Downgrade gespeichert; die lokale Konvertierung selbst läuft erst mit aktivem Premium wieder.

PDF zu XRechnung oder ZUGFeRD: Was muss ergänzt werden?

Eine PDF-Datei umzubenennen erzeugt keine Rechnungs-XML. Bei der Konvertierung ordnest du erkannte Angaben strukturierten Feldern zu, ergänzt fehlende Werte und kontrollierst den Entwurf vor dem Export.

• Monatliche Wartungsrechnung als PDF

  Bei gleichbleibendem Layout markierst du Nummer, Datum und Positionen in einer Vorlage. Prüfe bei 100,00 € netto und 19,00 € Umsatzsteuer, ob auch 119,00 € brutto übernommen wurden. Eine vorhandene Anzahlung verändert zusätzlich den Zahlbetrag.

• Scan mit mehreren Steuersätzen

  Unscharfe Ziffern, Seitenumbrüche oder getrennte Steuergruppen können falsch erkannt werden. Vergleiche jede Position und Steuergruppe mit dem Original; eine passende Endsumme allein reicht nicht.

• Fehlende Käuferreferenz

  Eine im PDF fehlende Käuferreferenz (BT-10) lässt sich nicht auslesen. Kläre den benötigten Wert mit dem Empfänger, bevor du eine XRechnung erstellst.

XRechnung wird als strukturierte XML ausgegeben; ZUGFeRD verbindet PDF und Rechnungs-XML. Enthält dein Original bereits eine lesbare Rechnungs-XML, kannst du diese direkt anzeigen oder validieren. Eine erneute Texterkennung ist dafür nicht nötig.

Auf Desktop und in der App

Beide Modi gibt es auf beiden Plattformen; die unterstützten Dateiformate unterscheiden sich.

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Häufige Fragen zum Konvertieren

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