Nur PDF (E-Rechnung deaktiviert)

Die Option Nur PDF erzeugt ein lesbares PDF ohne eingebettete strukturierte XML-Daten. Seit 2025 ist ein solches Dokument umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung.

Wann Nur PDF passen kann

• Bei Rechnungen an Verbraucher, für die die B2B-E-Rechnungspflicht nicht gilt
• Während einer anwendbaren gesetzlichen Übergangsfrist
• Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder anderen gesetzlichen Ausnahmen
• Wenn dein Empfänger im zulässigen Fall ausdrücklich ein unstrukturiertes elektronisches Format akzeptiert
• Für interne Entwürfe, die noch nicht als Rechnung ausgegeben werden

Übergangsfristen im inländischen B2B-Bereich

Stand August 2026 gilt zusammengefasst:

• Bis 31.12.2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch eine sonstige Rechnung verwenden
• Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz läuft diese Möglichkeit noch bis 31.12.2027
• Ab 01.01.2028 ist für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich

Papierrechnungen und elektronische sonstige Rechnungen werden rechtlich unterschiedlich behandelt; ein PDF benötigt in den zulässigen Fällen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Prüfe außerdem Ausnahmen und Sonderfälle.

Empfehlung

Nutze PDF + XML oder Nur XML, sobald Empfänger, Rechtslage oder Prozess eine strukturierte E-Rechnung verlangen. Billance unterstützt Erstellung und Validierung, kann aber nicht beurteilen, ob in deinem konkreten Fall eine Ausnahme oder Übergangsregel greift.