Pflichtangaben einer sonstigen Rechnung

Eine Rechnung ohne strukturiertes E-Rechnungsformat heißt seit 2025 umsatzsteuerlich sonstige Rechnung. Dazu gehören Papierrechnungen und unstrukturierte elektronische Formate wie ein einfaches PDF. Die folgenden Hinweise beziehen sich auf Deutschland und den Stand August 2026.

B2B, B2C und Übergangsfristen

Die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Verbraucher sind davon nicht erfasst. Für betroffene B2B-Umsätze gelten Übergänge:

• Bis Ende 2026 können alle Aussteller noch sonstige Rechnungen verwenden
• Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt dies noch bis Ende 2027
• Ab 2028 ist für betroffene Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich

Ein unstrukturiertes elektronisches Format wie PDF benötigt in den zulässigen Fällen grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und weitere gesetzliche Fälle können ausgenommen sein.

Standardrechnung über 250 Euro

Typische Pflichtangaben nach § 14 UStG sind:

• Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung beziehungsweise Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
• Entgelt, vereinbarte Minderungen, Steuersatz und Steuerbetrag beziehungsweise Hinweis auf Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für eine Kleinbetragsrechnung gelten erleichterte Anforderungen. Benötigt werden insbesondere Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag sowie Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Rechnungsnummer, Empfängername und separater Steuerbetrag sind grundsätzlich nicht erforderlich.

Sonderfälle

Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Kleinunternehmerregelung, Gutschrift und Rechnungsberichtigung benötigen jeweils passende Angaben und dürfen nicht mit einem allgemeinen Standardtext behandelt werden. Billance bietet dafür Steuerregelungen und Hinweise; prüfe den konkreten Geschäftsvorfall.

Aufbewahrung

Unternehmer müssen Rechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück kann für private Empfänger eine zweijährige Aufbewahrungspflicht mit Hinweispflicht auf der Rechnung bestehen. Elektronische Originale müssen während der Aufbewahrung unversehrt erhalten bleiben.

Billance unterstützt dich bei Pflichtfeldern und Ausgabeformaten, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung.