Rechnungskorrektur
Gutschrift und Storno erstellen
Eine fehlerhafte oder zu hohe Rechnung wird nicht überschrieben, sondern korrigiert. Billance erzeugt Gutschrift und Storno aus der vorhandenen Rechnung heraus, übernimmt die Ursprungsdaten und hält beide Belege über die Dokumentkette zusammen.
Auf einen Blick
- Modi
- Gutschrift und Storno
- Bezug
- Referenz auf die Originalrechnung
- Ausgabe
- E-Rechnung oder PDF
- Tarif
- Premium
Gutschrift oder Storno: Was nehme ich wann?
Beide Korrekturen benutzen in Billance denselben Dokumenttyp „Gutschrift/Storno“, aber unterschiedliche fachliche Modi. Eine Gutschrift reduziert eine Rechnung ganz oder teilweise: Du übernimmst Positionen und Mengen aus dem Original und passt an, was tatsächlich gutgeschrieben wird. Ein Storno hebt die Ausgangsrechnung vollständig auf; Billance übernimmt die Ursprungsdaten, setzt den passenden Berichtigungstyp und verknüpft das Stornodokument mit der stornierten Rechnung.
Weil eine festgeschriebene Rechnung nicht mehr verändert werden darf, ist die Korrektur der einzige korrekte Weg. Der Bezug bleibt dabei nachvollziehbar: Die Korrektur nennt Nummer und Datum der Originalrechnung, und die Dokumentkette zeigt in beiden Richtungen, was zusammengehört.
War die Ausgangsrechnung strukturiert, kann auch die Korrektur als E-Rechnung erzeugt werden. Dabei kommen die passenden Rechnungstypcodes zum Einsatz und die Referenz auf die vorausgegangene Rechnung wandert in den Datensatz. So erwartet es auch die Rechnungseingangsstelle bei einer Berichtigung.
So korrigierst du eine Rechnung
Originalrechnung öffnen
Die Korrektur startet an der festgeschriebenen Rechnung. Dadurch ist der Bezug von Anfang an gesetzt und muss nicht von Hand eingetragen werden.
Modus wählen
Gutschrift für eine teilweise oder vollständige Minderung, Storno für die vollständige Aufhebung des Ausgangsbelegs.
Umfang festlegen
Bei einer Gutschrift entscheidest du, welche Positionen und Mengen übernommen werden. Bei einer skontierten Ausgangsrechnung berücksichtigt der Korrekturablauf den tatsächlich gezahlten Betrag.
Grund ergänzen
Ein Korrekturgrund macht später nachvollziehbar, warum die Gutschrift entstanden ist, für dich genauso wie für deine Buchhaltung und den Empfänger.
Festschreiben und ausgeben
Die Korrektur bekommt ihre Nummer aus dem GS-Nummernkreis und wird als E-Rechnung oder PDF erzeugt. Prüfe die erzeugte Datei vor dem Versand.
Was der Korrekturablauf kann
Zwei Modi, ein Dokumenttyp
Gutschrift und Storno teilen sich Nummernkreis, Vorlagen und Design, verhalten sich fachlich aber unterschiedlich.
Positionen und Mengen anpassen
Eine Teilgutschrift übernimmt nur, was wirklich gutgeschrieben wird: einzelne Positionen, reduzierte Mengen oder geänderte Beträge.
Skonto wird berücksichtigt
War die Ausgangsrechnung mit Skonto beglichen, bezieht der Korrekturablauf den tatsächlich gezahlten Betrag ein, statt vom Bruttobetrag auszugehen.
Referenz auf die Originalrechnung
Nummer und Datum der korrigierten Rechnung stehen im Dokument und bei einer E-Rechnung zusätzlich als Referenz im strukturierten Datensatz.
Passende Rechnungstypcodes
Die Korrektur wird mit dem Typcode erzeugt, den die Norm für eine Berichtigung vorsieht, damit der Empfänger sie richtig verarbeitet.
Dokumentkette in beide Richtungen
Von der Rechnung führt der Weg zur Korrektur und zurück; ein bereits vorhandener aktiver Nachfolger wird geöffnet statt dupliziert.
Eigene Vorlagen und Texte
Gutschriften und Stornos haben eigene Dokument-, Text- und Designvorlagen, damit der Ton der Korrektur zum Anlass passt.
Prüfung wie bei jeder E-Rechnung
Die erzeugte Datei lässt sich mit demselben Validator gegen EN 16931 und die erkannten Profile prüfen wie eine normale Rechnung.
Auf Desktop und in der App
Beide Anwendungen erzeugen Korrekturen mit denselben Modi und demselben Bezug.
In der Desktop-App
Öffne eine festgeschriebene Rechnung und wähle im Aktionsmenü „Gutschrift erstellen“ oder „Stornieren“. Der Korrekturentwurf öffnet sich als neuer Tab neben der Ausgangsrechnung; dieselben Aktionen liegen im Rechtsklickmenü der Dokumentenverwaltung.
In der mobilen App
In der App öffnest du die Dokumentdetails einer festgeschriebenen Rechnung und wählst die Korrektur im Aktionsmenü. Der mobile Ablauf fragt Modus und Umfang ab und öffnet danach den Korrekturentwurf als eigene Seite.
Gratis oder Premium
Im Gratis-Tarif
Der Gratis-Tarif deckt das Schreiben von Rechnungen ab. Gutschriften und Stornos zählen zu den erweiterten Dokumenttypen und sind dort nicht enthalten.
Mit Billance Premium
Premium schaltet beide Korrekturmodi frei, mit eigenem Nummernkreis, eigenen Vorlagen, Skontoberücksichtigung und E-Rechnungsausgabe.
Häufige Fragen zu Gutschrift und Storno
Eine Gutschrift reduziert eine Rechnung ganz oder teilweise, etwa bei einer Rücksendung oder einer Preisminderung. Ein Storno hebt die Rechnung vollständig auf, weil sie so nicht hätte gestellt werden dürfen. Billance bildet beides über denselben Dokumenttyp in zwei Modi ab.
Weiterlesen
Schritt für Schritt im Hilfecenter
Die Hilfe-Artikel beschreiben denselben Ablauf noch einmal als Anleitung, mit allen Feldern, Schaltflächen und Sonderfällen.
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