Billance FAQ: E-Rechnung, Angebote, Mahnungen & Buchhaltung

Billance ist eine lokal laufende Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler, Handwerk und kleine Unternehmen. Du erstellst E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, wandelst bestehende PDF-Rechnungen um und validierst Dokumente nach EN 16931. Dazu kommen Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften und Stornos, wiederkehrende Rechnungen, Ausgaben- und Belegverwaltung, Bankabgleich, Auswertungen und der DATEV-Export. Alle Bereiche findest du auf der Funktionsübersicht.

Billance läuft als native Desktop-App unter Windows 10 und 11 (x64 und ARM64), macOS 13 oder neuer (Apple Silicon und Intel) sowie Linux als AppImage, Snap und Flatpak. Lade den passenden Installer auf der Download-Seite, starte die Datei und folge dem Installationsassistenten. Danach kannst du direkt loslegen. Mobile Apps für Android, iPhone und iPad sind in Vorbereitung.

Der Download ist kostenlos. Im Gratis-Tarif erstellst du 1 E-Rechnung je 30 Tage (ZUGFeRD oder XRechnung), validierst E-Rechnungen unbegrenzt und verwaltest 1 Firmenprofil, 3 Empfänger und 1 internen Kontakt. Billance Premium kostet 2,99 € pro Monat oder 29,99 € pro Jahr (entspricht 2,49 € pro Monat) und schaltet unter anderem unbegrenzte E-Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Bankabgleich, Cloud-Sync und DATEV-Export frei. Alle Unterschiede zeigt die Preisübersicht.

Für die erste Anmeldung und die Lizenzprüfung ist ein Billance-Konto mit Internetverbindung nötig; danach arbeitest du weitgehend offline. Rechnungen und Angebote schreiben, Dokumente verwalten, Belege erfassen und formal validieren läuft lokal auf deinem Gerät. Online gehst du nur für Anmeldung, Lizenzprüfung (etwa alle 30 Tage), Updates sowie optionale Funktionen wie Billance AI und Cloud-Sync.

Billance erzeugt XRechnung als CII- und UBL-XML, EN16931-CII-XML sowie ZUGFeRD-Hybrid-PDFs in den Profilen EN16931/Comfort, XRechnung und Extended. Alle beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. Welches Format passt, geben die Empfänger vor: Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, im B2B ist das lesbare ZUGFeRD-PDF weit verbreitet. Der Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD hilft bei der Entscheidung.

Du füllst ein geführtes Formular aus: Empfänger, Produkte und Leistungen kommen aus deinen Stammdaten, Steuern und Summen werden je Position berechnet, Sonderfälle wie Reverse Charge, Steuerbefreiungen oder die Kleinunternehmerregelung sind vorgesehen. Pflichtfelder nach EN 16931 werden schon während der Eingabe geprüft, das spätere PDF siehst du in der Live-Vorschau. Anschließend gibst du das Dokument als XRechnung oder ZUGFeRD aus. Mehr dazu unter E-Rechnung erstellen.

Zieh die Datei per Drag & Drop in Billance. Unterstützt werden PDF, PNG, JPG, WEBP, AVIF, DOCX, ODT, XLSX und XLSM. Danach wählst du zwischen der vollständig lokalen Vorlagenerkennung mit eigenen OCR-Profilen und der optionalen KI-Erkennung Billance AI für unbekannte Layouts. Die erkannten Felder prüfst du direkt neben dem Originalbeleg und übernimmst sie anschließend in eine strukturierte E-Rechnung.

Billance prüft erstellte und empfangene Dokumente gegen die Regeln des gewählten EN-16931-, XRechnung- oder ZUGFeRD-Profils und trennt Fehler, Warnungen und Hinweise mit konkreten Fundstellen. Prüfberichte lassen sich als PDF, HTML und XML sichern. Ohne Installation kannst du einzelne Dateien im kostenlosen Online-Validator prüfen. Die formale Prüfung ersetzt keine inhaltliche oder steuerliche Kontrolle.

Im B2B verschickst du die XRechnung-XML oder das ZUGFeRD-PDF meist per E-Mail; auch Download-Portale, Web-Uploads oder Netzwerke wie Peppol sind zulässige Wege. Für öffentliche Auftraggeber gilt in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10), eingereicht über Portale wie die OZG-RE. Billance erzeugt die passenden Dateien; Übermittlungsweg, Profilvorgaben und eine Peppol-Anbindung richten sich nach den Angaben des Empfängers.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht im B2B greift stufenweise ab 2027 und 2028, mit Übergangsregeln, Umsatzgrenzen und gesetzlichen Ausnahmen. Billance unterstützt dich mit EN-16931-konformen XRechnung- und ZUGFeRD-Profilen, geführten Pflichtfeldern und formaler Validierung. Fristen und Ausnahmen erklärt die Seite zur E-Rechnungspflicht; die steuerliche Bewertung bleibt bei deinem Unternehmen.

Ja. Neben Rechnungen schreibst du Angebote mit eigenem Status- und Gültigkeitsworkflow, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Gutschriften und Stornorechnungen. Angenommene Angebote wandelst du mit wenigen Klicks in eine Rechnung um, Korrekturen leitest du direkt vom Originaldokument ab, sodass die Belege verknüpft bleiben. Mehr dazu unter Angebote erstellen und Gutschriften & Stornos.

Das Dashboard sortiert deine Dokumente automatisch nach Status (Entwurf, offen, teilweise bezahlt oder überfällig) und zeigt Fälligkeiten und offene Beträge. Teilzahlungen und Zahlungshistorie bleiben je Rechnung nachvollziehbar. Aus überfälligen Rechnungen erzeugst du Mahnungen mit Mahnstufen und optionalen Mahngebühren, die mit der Bezugsrechnung und den erfassten Zahlungen verknüpft bleiben. Mehr dazu unter Mahnungen erstellen.

Ja. Für Abos, Wartungsverträge oder monatliche Leistungen legst du einen Zeitplan an; Billance erzeugt daraus Rechnungen wahlweise als Entwurf zur Kontrolle oder automatisch fertiggestellt. Anstehende und verpasste Läufe bleiben sichtbar, damit keine Abrechnung untergeht. Mehr dazu unter wiederkehrende Rechnungen.

Ja. Eingangsrechnungen, Quittungen und laufende Kosten erfasst du per Drag & Drop oder Datei-Import, ordnest Kategorien, Vorsteuer und Zahlungsart zu und legst Dauerbelege für wiederkehrende Kosten an. Kontoumsätze importierst du über FinTS, CAMT, MT940 oder CSV und gleichst Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Datei-Integritätsprüfungen und Backups unterstützen deine Ablage; alle Belege bleiben lokal auf deinem Gerät.

Du exportierst einzelne oder mehrere Belege als DATEV-Buchungsstapel und legst optional die PDF- und XML-Dateien als ZIP bei, sodass die Kanzlei Buchungssätze und Belegbilder gemeinsam erhält. Ergänzend erzeugst du Auswertungen wie eine EÜR-Übersicht für deine eigene Kontrolle. Mehr dazu unter DATEV-Export.

Ja. Im Rechnungsdesigner änderst du Layout, Schriften, Farben und Abstände in einer Live-Vorschau und hinterlegst Logo, Unterschrift und QR-Code. Vorlagen speicherst du je Dokumenttyp und Geschäftsbereich, samt Standardtexten, Zahlungszielen und Skonto. Mehr dazu unter Rechnungsdesigner und Vorlagen.

Ja. Kontakte und Empfänger importierst du per CSV, Outlook-CSV oder VCF, Produkte und Leistungen per CSV inklusive Kategorien, Einheiten, Artikelnummern, Netto- und Bruttopreisen sowie Steuerkategorien. Je Empfänger hinterlegst du Vorgaben für Ausgabeformat, Preislogik, Steuerart, Zahlungskonto und Designvorlage, damit wiederkehrende Einstellungen automatisch vorbelegt sind. Mehr dazu unter Kunden, Produkte & Firmenprofile.

Rechnungs-, Kunden- und Belegdaten liegen standardmäßig verschlüsselt in einer lokalen Datenbank auf deinem Gerät. Eine Cloud ist nicht nötig. Auf unseren Servern liegen nur Kontodaten wie E-Mail-Adresse und Abo-Status. Optionale Online-Funktionen wie Billance AI oder Cloud-Sync verarbeiten ausschließlich die Daten, die du dafür bewusst freigibst. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Cloud-Sync ist optional und folgt dem Prinzip „Bring Your Own Cloud“: Du synchronisierst über Google Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox oder einen eigenen WebDAV-Server. Deine Daten werden vor der Übertragung auf dem Gerät mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Schlüssel bleibt bei dir. Automatische Backups laufen nach Zeitplan mit Aufbewahrungsregeln, Inhaltsauswahl und Vorschau vor der Wiederherstellung. Mehr dazu unter Cloud-Sync & Backup.

Billance unterstützt deinen Aufbewahrungsprozess mit lokaler Ablage, Ordnern, Archiv und Papierkorb, einer nachvollziehbaren Dokument-Timeline, Datei-Integritätsprüfungen und planbaren Backups. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung, die Verfahrensdokumentation und die steuerliche Bewertung bleiben Aufgabe deines Unternehmens. Eine Software allein stellt keine GoBD-Konformität her.

Öffne in deinem Nutzerkonto den Bereich „Abonnement“. Dort siehst du deinen aktuellen Tarif und kannst dein Abo über die Website, Google Play oder den Microsoft Store zum Periodenende kündigen. Planwechsel, Rechnungsbelege und Zahlungsmethoden verwaltest du beim jeweiligen Anbieter. Ein Apple-App-Store-Abo kündigst du in den Abo-Einstellungen deiner Apple-ID.

Schreib uns über das Formular auf der Hilfe- und Supportseite oder per E-Mail an info@billance.de. Wir antworten in der Regel innerhalb von 24 bis 48 Stunden an Werktagen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen findest du im Help Center, alle Änderungen je Version unter Neuerungen. Updates erhältst du über den jeweiligen Store oder als Update-Hinweis direkt in der App.