Kunden, Produkte und Firmenprofile verwalten

Wovon jedes Dokument lebt

Alles, was in Billance mehrfach gebraucht wird, liegt in den Stammdaten, und alle Stammdaten gehören zu einem Firmenprofil. Wechselst du das Profil, wechseln Dokumente, Empfänger, Produkte, Vorlagen und Einstellungen mit; so bleiben mehrere Unternehmen getrennt, ohne dass du zwei Installationen brauchst.

Bei Empfängern geht es um mehr als eine Adresse. Kundennummer und Kundentyp, Rechnungs- und Lieferadresse, Kontaktpersonen mit Rollen, elektronische Adresse, Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID sowie Bestell-, Projekt- und Vertragsreferenzen gehören dazu, ebenso Standardwerte für Sprache, Preise, Steuern, Zahlungsart, Zahlungskonto, Ausgabeformat und Design. Billance zeigt außerdem an, welche Angaben für eine normale Rechnung und welche für eine E-Rechnung noch fehlen.

Im Produktkatalog legst du Artikel und Dienstleistungen einmal an und übernimmst sie beim Schreiben mit einem Klick. Jede Einheit trägt dabei die Kennzeichnung, die dem UN/CEFACT-Code aus BT-130 entspricht. Nur so lässt sich eine Position in einer XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung korrekt übermitteln.

So richtest du deine Stammdaten ein

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   Firmenprofil anlegen

   Firmenname, Rechtsform, Anschrift, elektronische Adresse, Steuer- und Registerdaten, Logo und Zahlungskonten. Das aktive Profil ist der Absender jeder Rechnung.

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   Nummernkreise festlegen

   Format und nächste Zahl für Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift, Dauerrechnung und Mahnung sowie für Kunden- und Artikelnummern.

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   Empfänger pflegen

   Adressen, Kontaktpersonen, Käuferreferenz und Konditionen anlegen oder per CSV, Outlook-CSV beziehungsweise vCard importieren.

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   Produkte erfassen

   Bezeichnung, Preis, Steuersatz, Einheit und Kategorie eintragen; die Artikelnummer kommt aus dem Produktnummernkreis.

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   Dokument schreiben

   Beim Erstellen bringt der gewählte Empfänger seine Konditionen mit, und Produkte findest du über die Suche in der Positionszeile.

Was die Stammdatenverwaltung kann

• Konditionen je Empfänger

  Sprache, Preismodus, Steuerregelung, Zahlungsart, Zahlungskonto, Zahlungsziel, Ausgabeformat und Design lassen sich pro Kontakt hinterlegen und werden vorausgewählt.

• Käuferreferenz und Leitweg-ID

  BT-10 wird beim Empfänger gespeichert und in neue Dokumente übernommen, zusammen mit Bestell-, Projekt- und Vertragsreferenzen.

• Fehlende Angaben werden angezeigt

  Billance markiert, welche Felder für eine normale Rechnung und welche zusätzlich für eine E-Rechnung fehlen, bevor du das Dokument schreibst.

• Interne Kontakte

  Ansprechpartner deines eigenen Unternehmens mit Name, Abteilung, Rolle und Kontaktdaten; ein Standardkontakt wird in Dokumenten bevorzugt.

• Einheiten nach BT-130

  Jede Einheit trägt ihren UN/CEFACT-Code, dazu Einzahl und Mehrzahl für die PDF-Darstellung. So steht dort „1 Packung“ und „2 Packungen“ statt „2 Packung“.

• Kategorien und eigene Nummernkreise

  Artikel und Dienstleistungen sind vorbereitet, eigene Kategorien möglich; auf Wunsch bekommt jede Kategorie einen eigenen Produktnummernkreis.

• Import und Export

  Empfänger und interne Kontakte über CSV, Outlook-CSV und vCard, Produkte über CSV, mit leeren Vorlagendateien für die Vorbereitung größerer Datenmengen.

• Mehrere Firmenprofile

  Jedes Profil hat eigene Dokumente, Empfänger, Produkte, Vorlagen, Nummernkreise und Einstellungen; ein Profilwechsel lädt alles passend neu.

• Verlauf und Schutz vor Datenverlust

  Bei bestehenden Empfängern zeigt der Verlauf Anlage und verknüpfte Dokumente; ungespeicherte Änderungen werden beim Verlassen eines Editors geschützt.

Produkte und Leistungen einmal anlegen

Der Katalog sorgt dafür, dass Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Einheit überall gleich sind und eine Position in der E-Rechnung die richtige Einheitenkennung trägt.

• Artikel und Dienstleistungen

  Zwei Standardkategorien sind vorbereitet und lassen sich ausblenden, wenn du sie nicht brauchst; eigene Kategorien kommen dazu.

• Automatische Artikelnummern

  Die Nummer kommt aus dem Produktnummernkreis, wahlweise gemeinsam für alle Produkte oder getrennt je Kategorie.

• Suche in der Positionszeile

  Beim Schreiben findest du gespeicherte Produkte direkt in der Position und übernimmst Preis, Steuersatz und Einheit mit.

• CSV-Import und -Export

  Eine leere Vorlagendatei mit den passenden Spalten lässt sich erzeugen; beim Import werden nur gültige Zeilen übernommen und die Anzahl gemeldet.

Mein Unternehmen: der Absender jeder Rechnung

Das aktive Firmenprofil bestimmt, welchem Unternehmen neue Daten zugeordnet werden und welche Angaben als Absender auf dem Dokument landen.

• Identität und Anschrift

  Firmenname, Rechtsform, Inhaberangaben, Postanschrift und weitere Adressprofile.

• Steuer- und Registerdaten

  Steuernummer, Umsatzsteuer-ID und Registereintrag. Mindestens eine zulässige Kennung braucht jede strukturierte Rechnung.

• Elektronische Adresse

  Die elektronische Adresse des Verkäufers samt Schema gehört zu den Pflichtangaben einer XRechnung.

• Logo und Zahlungskonten

  Logo, Website und Bankverbindungen; verknüpfte Zahlungskonten bleiben mit dem Profil synchron.

Im Gratis-Tarif ist ein Firmenprofil vollständig nutzbar. Weitere Profile sind Premium und bleiben bei einem Downgrade gespeichert, aber gesperrt.

Nummernkreise für Dokumente, Kunden und Artikel

Die Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe, muss eindeutig und fortlaufend sein und steht in einer E-Rechnung als BT-1 im Datensatz. Jeder Belegtyp hat deshalb seinen eigenen Nummernkreis.

• Ein Kreis je Belegtyp

  Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift und Storno, Dauerrechnung und Mahnung zählen getrennt.

• Format mit Platzhaltern

  Fester Text kombiniert mit Platzhaltern für Jahr oder Monat und einer festen Stellenzahl; eine Vorschau zeigt die nächste Nummer sofort.

• Kunden- und Artikelnummern

  Auch Kontakte und Produkte haben Nummernkreise; für Produkte lassen sich eigene Kreise je Kategorie aktivieren.

• Profilbezogen

  Jedes Firmenprofil hat eigene Nummernkreise, damit sich mehrere Unternehmen nicht in die Quere kommen.

Setze die nächste Zahl nur nach vorne, wenn die dazwischenliegenden Nummern sicher nicht vergeben sind. Ein Sprung rückwärts kann doppelte Nummern erzeugen.

Auf Desktop und in der App

Alle Stammdaten stehen auf beiden Plattformen zur Verfügung und werden über dasselbe Datenformat synchronisiert.

Gratis oder Premium

Bestehende Einträge bleiben nach einem Downgrade gespeichert und werden nicht gelöscht.

Häufige Fragen zu Stammdaten

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