Nummernkreise

Nummernkreise bestimmen, wie Rechnungsnummern, Kundennummern und Artikelnummern aufgebaut sind. Jedes Firmenprofil hat eigene Nummernkreise, damit sich mehrere Unternehmen nicht in die Quere kommen.

Warum die Rechnungsnummer wichtig ist

Die Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe und muss eindeutig und fortlaufend sein. In einer E-Rechnung steht sie als BT-1 im Datensatz. Ein Prüfprogramm lehnt eine Rechnung ohne Nummer ab, und doppelte Nummern führen in der Buchhaltung zu Rückfragen.

Nummernkreise für Dokumente

Für jeden Belegtyp gibt es einen eigenen Nummernkreis:

• Rechnung
• Angebot
• Auftragsbestätigung
• Lieferschein
• Gutschrift und Storno
• Dauerrechnung
• Mahnung

Einige dieser Belegtypen lassen sich nur mit Billance Premium erstellen; ihr Nummernkreis ist dann entsprechend gekennzeichnet.

Format und nächste Zahl

Ein Nummernkreis besteht aus einem Format und der nächsten zu vergebenden Zahl. Im Format kombinierst du festen Text mit Platzhaltern, zum Beispiel für Jahr oder Monat, und legst fest, wie viele Stellen die laufende Nummer hat. Eine Vorschau zeigt dir sofort, wie die nächste Nummer aussehen wird.

Setze die nächste Zahl nur nach vorne, wenn du sicher bist, dass die dazwischenliegenden Nummern nicht bereits vergeben wurden. Rückwärts zu springen kann zu doppelten Nummern führen.

Kunden- und Produktnummern

Neben den Dokumenten haben auch Kunden und Produkte einen Nummernkreis. Für Produkte kannst du zusätzlich eigene Nummernkreise je Kategorie aktivieren, damit Artikel und Dienstleistungen getrennt durchnummeriert werden.

Schaltest du diese Option wieder aus, fragt Billance nach:

• Bestehende Nummern behalten lässt alle vorhandenen Artikelnummern unverändert
• Nummern neu vergeben nummeriert alle Produkte aus dem gemeinsamen Nummernkreis neu

Ohne Firmenprofil gibt es keine Nummernkreise

Solange kein Firmenprofil existiert, lassen sich Nummernkreise nicht konfigurieren. Lege zuerst unter Mein Unternehmen ein Profil an.