Ausgaben und Belege erfassen

Wie ein Beleg in Billance ankommt

Es gibt drei Wege in den Ausgabenbereich. Eine strukturierte XRechnungs-XML oder ein ZUGFeRD-/Factur-X-PDF wird lokal ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Termine, Währung, Beträge, Umsatzsteueraufschlüsselung und Positionen landen direkt im Belegentwurf. Ein Foto, ein Scan oder ein gewöhnliches PDF geht durch die lokale Texterkennung. Und für schwierige Layouts kannst du die KI-Erkennung anstoßen – aber nur nach einer ausdrücklichen Aktion und Bestätigung, weil sie Daten überträgt und Kontingent verbraucht.

Erkannte Werte bleiben in jedem Fall ein Vorschlag. Vor dem Speichern prüfst du Lieferant, Belegnummer, Datum, Dokumenttyp, Kategorie, Währung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag; bei Eingangsrechnungen kommen Fälligkeit, Skonto, Zahlungen, Leistungszeitraum und Steuerfall dazu. Das Original bleibt als Anhang erhalten.

Nach dem Speichern hat ein Beleg mehr Wege vor sich als nur die Ablage: Du kannst ihn als geprüft markieren, festschreiben, archivieren, Zahlungen erfassen, als Dauerbeleg für eine wiederkehrende Ausgabe verwenden oder – wenn es passt – an einen Kunden weiterberechnen.

Vom Papierstapel zur sauberen Ausgabenliste

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   Belege einlesen

   Datei auswählen, per Drag-and-drop ablegen, mit der Kamera scannen oder von Hand anlegen. Eine einzelne Datei öffnet den Editor, mehrere Dateien werden als Entwürfe vorbereitet.

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   Erkennung laufen lassen

   Strukturierte E-Rechnungen und die lokale OCR werten automatisch aus. Die KI-Erkennung startet nur, wenn du sie ausdrücklich bestätigst.

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   Prüfen und ergänzen

   Beträge, Steuerfall, Kategorie, Fälligkeit und Vorsteueranteil kontrollieren. Ein Hinweis warnt bei möglichen Doppeleinträgen.

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   Speichern und einordnen

   Der Beleg landet in der Liste, das Original bleibt als Anhang erhalten. Ordner, Archiv und Papierkorb funktionieren wie bei den Ausgangsdokumenten.

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   Weiterverwenden

   Zahlungen erfassen, als Dauerbeleg anlegen, festschreiben oder an einen Kunden weiterberechnen – der Beleg bleibt dabei mit der Rechnung verknüpft.

Was der Ausgabenbereich kann

App-Ansicht – Screenshot folgt zum Release

• E-Rechnungen lokal einlesen

  XRechnungs-XML sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDF werden ohne Upload ausgewertet; die Originaldatei bleibt unverändert gespeichert.

• Lokale Texterkennung

  OCR liest Fotos, Scans und gewöhnliche PDFs auf deinem Gerät aus, ohne dafür ein Kontingent zu verbrauchen.

• KI nur auf Ansage

  Die KI-Erkennung wird ausschließlich nach ausdrücklicher Bestätigung verwendet und belastet das gemeinsame Seitenkontingent.

• Stapelimport mit Entwürfen

  Mehrere Dateien werden zu Belegentwürfen, die oben in der Liste auf Prüfung warten. Ein Entwurf zählt in keiner Auswertung mit, bis er gespeichert ist.

• Mehrseitige PDFs aufteilen

  Enthält ein PDF mehrere Belege, lässt es sich in einzelne Entwürfe zerlegen, statt alles in einen Beleg zu zwingen.

• Ordnerüberwachung

  Optional beobachtet Billance einen lokalen Ordner und legt dort abgelegte unterstützte Dateien als Entwurf an – übernommen wird nie etwas automatisch.

• Dauerbelege

  Miete, Abos und Versicherungen werden als Serie angelegt; zu den Fälligkeiten entstehen erwartete Belege, ohne Kontingent zu verbrauchen.

• Weiterberechnen

  Eine betriebliche Ausgabe wird als Position in eine Kundenrechnung übernommen, mit optionalem prozentualem Aufschlag; Beleg und Rechnung bleiben verknüpft.

• Festschreibung und Integritätsprüfung

  Ein geprüfter Beleg lässt sich festschreiben; das Änderungsprotokoll dokumentiert den Verlauf, und die Prüfung vergleicht Originaldateien mit ihrem gespeicherten SHA-256-Hash.

Festschreibung, Verlauf und Dateiintegrität

Festschreiben schützt einen geprüften Beleg vor normaler Bearbeitung. Was danach passiert, bleibt im Änderungsprotokoll sichtbar, und die Integritätsprüfung sagt dir, ob die Originaldatei noch die ist, die einmal abgelegt wurde.

• Vor dem Festschreiben prüfen

  Inhalt, Beträge, Steuerdaten, Zahlungen und Anhang kontrollieren – danach sind die Geschäftsdaten gesperrt.

• Weiterhin nutzbar

  Ein festgeschriebener Beleg lässt sich weiterhin ansehen, archivieren und in unterstützten Folgeabläufen verwenden.

• Änderungsprotokoll

  Anlage, Bearbeitung, Statuswechsel und Festschreibung werden dokumentiert; absolute lokale Dateipfade werden nicht auf andere Geräte übertragen.

• Integritätsprüfung

  „Unverändert“ heißt, der Dateiinhalt passt noch zum gespeicherten Hash. „Fehlt“ oder „Verändert“ verlangt eine manuelle Prüfung. Es werden dafür keine Dateien an einen KI-Dienst gesendet.

• Schutz vor voreiligem Löschen

  Festgeschriebene Belege und Belege innerhalb der Aufbewahrungsfrist lassen sich bewusst nicht endgültig löschen; Billance nennt das früheste zulässige Datum.

Festschreibung und Integritätsprüfung sind Premium-Funktionen und unterstützen deine Buchführung, ersetzen aber keine steuerliche Beratung.

Auf Desktop und in der App

Der Ausgabenbereich ist auf beiden Plattformen vorhanden; die Erfassung nutzt jeweils die Stärken des Geräts.

Gratis oder Premium

Bei einem Downgrade bleiben alle erfassten Belege, Zahlungen und Dauerbelege erhalten.

Häufige Fragen zu Ausgaben und Belegen

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