ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format passt wann?

ZUGFeRD und XRechnung: beide Formate kurz erklärt

XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile transportieren dieselben strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931. Sie unterscheiden sich in der Verpackung: darin, ob ein Mensch die Datei ohne Hilfsmittel lesen kann, und in den Anforderungen des jeweiligen Profils. Für die Auswahl sind am Ende die gesetzlichen Voraussetzungen und die Vorgaben deines Empfängers maßgeblich – nicht die technische Eleganz.

ZUGFeRD und Factur-X: das Hybrid-Format

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsdatenformat: eine sichtbare PDF/A-3-Datei für Menschen und eine darin eingebettete XML-Datei für Maschinen. Beide Teile beschreiben dieselbe Rechnung. Der Empfänger öffnet die Datei wie jedes andere PDF, liest sie, druckt sie aus – und seine Buchhaltungssoftware kann parallel die strukturierten Daten übernehmen. Genau dieser doppelte Weg macht ZUGFeRD im B2B-Bereich so verbreitet: Er funktioniert auch dann, wenn der Empfänger technisch noch nicht so weit ist. Factur-X ist das deutsch-französisch abgestimmte Pendant desselben Formats.

XRechnung: das reine XML-Format

Die XRechnung ist eine rein strukturierte XML-Datei ohne visuelle Darstellung – in der Syntax UBL oder CII. Sie enthält keine PDF-Komponente und ist ohne Hilfsmittel nicht lesbar; im Texteditor sieht sie aus wie Programmcode. Entwickelt wurde sie als deutsche Anwendungsspezifikation für den Rechnungsaustausch mit Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden. Um sie als Dokument zu betrachten, brauchst du eine Software oder einen Viewer – dafür ist die Datei klein, eindeutig und ideal für die automatisierte Weiterverarbeitung.

ZUGFeRD und XRechnung im direkten Vergleich

Die folgende Gegenüberstellung fasst die Unterschiede zusammen, die in der Praxis tatsächlich eine Rolle spielen – von der Lesbarkeit bis zur Frage, wer welches Format erwartet.

Stärken und Grenzen der beiden Formate

Kein Format ist besser als das andere – sie sind für unterschiedliche Situationen gebaut. Ein ehrlicher Blick auf beide Seiten hilft dir, deine Rechnungsprozesse passend aufzustellen.

Wofür ZUGFeRD gemacht ist

• Kein Umgewöhnen beim Empfänger

  Die Rechnung sieht aus wie gewohnt und lässt sich ohne besondere Software prüfen, weiterleiten und ausdrucken.

• Funktioniert in beide Richtungen

  Empfänger mit moderner Buchhaltung übernehmen die XML-Daten automatisch, alle anderen lesen einfach das PDF.

• Hohe Akzeptanz im B2B

  Weil niemand etwas ändern muss, gibt es bei Geschäftskunden praktisch keine Einführungshürde.

• Abgestufte Profile

  Von MINIMUM bis EXTENDED lässt sich der Detailgrad an den Anwendungsfall anpassen; für die umsatzsteuerliche E-Rechnung sind allerdings nicht alle Profile geeignet.

• Größere Dateien

  Die PDF-Komponente kostet Speicherplatz. Für den E-Mail-Versand ist das unkritisch, bei Massenverarbeitung fällt es auf.

• Nicht überall im B2G akzeptiert

  Einige öffentliche Stellen nehmen ausschließlich reine XML-Dateien entgegen und weisen hybride PDFs zurück.

Wofür die XRechnung gemacht ist

• Maximale Automatisierung

  Eine reine Datenstruktur ohne Layout-Ballast, die sich unmittelbar weiterverarbeiten lässt.

• Sehr kleine Dateien

  Platzsparend in der Übertragung und in der Langzeitarchivierung.

• Der Standard der Verwaltung

  Für viele öffentliche Auftraggeber das erwartete Format; deren konkrete Vorgaben und Ausnahmen bleiben zu beachten.

• Zwei Syntaxen zur Wahl

  CII oder UBL – welche du brauchst, gibt der Empfänger vor. Billance erzeugt beide.

• Ohne Hilfsmittel unlesbar

  Für Menschen ist die Datei nicht direkt lesbar; für Rückfragen und Freigaben brauchst du eine Visualisierung.

• Im B2B noch nicht überall etabliert

  Kleinere Betriebe können reine XML-Rechnungen häufig noch nicht verarbeiten und fragen nach einem PDF.

Entscheidungshilfe: welches Format für welchen Empfänger?

Die Wahl hängt fast immer am Empfänger, nicht an deiner eigenen Software. Da Billance beide Formate erzeugt, kannst du dich nach dem richten, was auf der anderen Seite gebraucht wird.

• Geschäftskunden, Handwerk, Freiberufler → ZUGFeRD

  Der Empfänger liest die Rechnung wie gewohnt, moderne Buchhaltungssoftware übernimmt die eingebetteten Daten trotzdem automatisch. Das ist der Weg mit den wenigsten Rückfragen.

• Öffentliche Auftraggeber → XRechnung

  Für Aufträge der öffentlichen Hand ist in der Regel eine XRechnung zu senden, mit der vom Auftraggeber mitgeteilten Leitweg-ID in der Käuferreferenz. Hybride PDFs werden von zentralen Rechnungseingangsportalen häufig abgelehnt.

• Große Empfänger mit Lieferantenportal → nachfragen

  Konzerne und Handelsketten geben Format, Profil und Übertragungsweg meist genau vor. Ein Blick in die Lieferantenrichtlinie spart eine abgewiesene Rechnung.

• Grenzüberschreitend in der EU → Peppol prüfen

  Für den Versand über das Peppol-Netzwerk ist die UBL-Syntax verbreitet. XRechnung und Peppol BIS Billing sind aber unterschiedliche Profile: Prüfe Profil, Empfänger und Access Point, bevor du davon ausgehst, dass eine UBL-Datei überall durchläuft.

• Beides parallel ist der Normalfall

  Viele Betriebe versenden ZUGFeRD an Geschäftskunden und XRechnung an Behörden. Das ist kein Mehraufwand: Du erfasst die Rechnung einmal und exportierst das Format, das gebraucht wird.

Technische Grundlagen: Syntaxen, Profile und Versionsstände

EN 16931 beschreibt das semantische Rechnungsmodell und die Geschäftsregeln. Die XRechnung setzt als deutsche Anwendungsspezifikation darauf auf und verschärft einzelne Regeln; ZUGFeRD bietet mehrere Profile mit unterschiedlichem Detailgrad. Ob zwei Systeme zusammenpassen, entscheidet deshalb nicht der Formatname, sondern das konkret unterstützte Profil und die Version.

ZUGFeRD- und Factur-X-Profile

ZUGFeRD und Factur-X beruhen auf einem gemeinsam abgestimmten Format. Nach den Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen einer E-Rechnung – ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die bewusst nur einen Teil der Rechnung strukturieren. BASIC ist davon zu unterscheiden und nicht ausgenommen. Für Anwendungsfälle nach EN 16931 steht das Profil EN16931/Comfort zur Verfügung.

XRechnung: CIUS, Syntaxen und Versionen

Die XRechnung ist eine CIUS – eine nationale Einschränkung der europäischen Norm für Deutschland. Sie macht Felder verpflichtend, die die Norm nur empfiehlt, und ergänzt eigene Geschäftsregeln mit dem Präfix BR-DE-. Ausgestellt werden kann sie in der CII-Syntax (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) oder in der UBL-Syntax (OASIS Universal Business Language); beide sind gleichwertig zulässig, und Billance unterstützt beide.

Die Versionsstände werden regelmäßig fortgeschrieben. Prüfbare Fehlermeldungen tragen deshalb immer einen Regelbezug wie BR-DE-15, über den sich nachvollziehen lässt, welche Fassung gemeint ist.

Format, Profil und Inhalt selbst prüfen

Wenn du wissen willst, welches Format und welches Profil eine konkrete Datei tatsächlich hat, musst du nicht in den XML-Code sehen. Alle drei Werkzeuge laufen lokal in deinem Browser, ohne Konto und ohne Upload.

• E-Rechnung validierenErkennt Syntax, Profil und Regelpaket und liefert einen Prüfbericht nach XML-Schema, EN 16931, XRechnung und Peppol.
• E-Rechnung anzeigenMacht aus XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF eine lesbare Rechnung mit Parteien, Positionen und Summen.
• XML aus E-Rechnung extrahierenHolt das eingebettete Rechnungs-XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs heraus – auch aus mehreren Dateien nacheinander.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung

Die Fragen, die bei der Formatwahl am häufigsten offen bleiben.

Quellen und Formatspezifikationen

Die Angaben zu Profilen, Syntaxen und Versionsständen stützen sich auf die folgenden Veröffentlichungen der jeweils zuständigen Stellen.

• ZUGFeRD / Factur-X: Spezifikation und Profile — FeRD – Forum elektronische Rechnung Deutschland
• XRechnung: Standard und Spezifikation — KoSIT – Koordinierungsstelle für IT-Standards
• XRechnung: Validator-Konfiguration und Prüfregeln — KoSIT auf GitHub
• Peppol BIS Billing 3.0 — OpenPeppol
• E-Rechnung: Fragen und Antworten zur Einführung im B2B-Bereich — Bundesministerium der Finanzen

Dieser Beitrag gibt den Stand der öffentlich zugänglichen Informationen zum genannten Datum wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Vorschriften, die Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die Vorgaben deines Rechnungsempfängers.

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