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Ausgaben & Belege

Belege erfassen & prüfen

Ausgabenbelege in Billance erfassen: Foto, Scan oder PDF einlesen, Daten automatisch erkennen lassen und prüfen.

1 Min. LesezeitDesktopMobilZuletzt aktualisiert am 6. September 2026

Anleitung für die Billance Desktop-App unter Windows, macOS und Linux.

Im Ausgabenbereich erfasst du Quittungen und Eingangsrechnungen mit Originaldatei oder vollständig manuell. Prüfe Lieferant, Belegnummer, Datum, Dokumenttyp, Kategorie, Währung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobetrag. Bei Eingangsrechnungen kommen Fälligkeit, Skonto, Zahlungen, Leistungszeitraum und Steuerfall hinzu.

Erkennung

  • Strukturierte XRechnung-XML und ZUGFeRD-/Factur-X-PDF werden lokal erkannt
  • Lokale OCR liest Text ohne KI-Upload
  • Billance AI wird nur nach einer ausdrücklichen Aktion und Bestätigung verwendet und verbraucht das gemeinsame KI-Seitenkontingent
  • Erkannte Werte bleiben ein Vorschlag und müssen vor dem Speichern geprüft werden

Desktop-App

Erfassung in der Desktop-App

Öffne Ausgaben → Übersicht. Du kannst Dateien auswählen, per Drag-and-drop ablegen oder einen Beleg manuell anlegen. Eine einzelne Datei öffnet den Editor; mehrere Dateien werden dem Posteingang hinzugefügt. Die Ordnerüberwachung und PDF-Aufteilung gehören ebenfalls zum Posteingang.

Das Ausgabenmodul ist in der Desktop-App Premium. Free-Nutzer können freigegebene Ansichten öffnen, aber keine Belege anlegen oder verändern.

Nach dem Speichern

Das Original bleibt als Anhang erhalten. Du kannst Belege als geprüft markieren, festschreiben, archivieren, Zahlungen erfassen, als Dauerbeleg verwenden oder – wenn passend – an einen Kunden weiterberechnen. Festgeschriebene Belege sind gegen normale Bearbeitung geschützt; Änderungen und Integrität lassen sich über die vorgesehenen Prüfbereiche nachvollziehen.

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