Mahnwesen
Mahnungen und Zahlungserinnerungen erstellen
Eine Mahnung entsteht in Billance nicht aus einer leeren Vorlage, sondern aus der offenen Rechnung. Bezugsrechnung, ursprüngliche Fälligkeit, offener Betrag und bereits erfasste Zahlungen sind damit von Anfang an richtig. Du entscheidest über Stufe, Gebühr und neues Zahlungsziel.
Auf einen Blick
- Stufen
- Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen
- Grundlage
- Offener Betrag nach Zahlungen
- Bezug
- Dokumentkette zur Rechnung
- Tarif
- Premium
Wie das Mahnwesen in Billance funktioniert
Jede Mahnung wird aus einer festgeschriebenen, noch offenen Rechnung heraus erstellt. Sie übernimmt die Bezugsrechnung, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum, den offenen Betrag und die bereits erfassten Zahlungen. Damit steht die Zahl, um die es geht, nicht in einem Freitextfeld, sondern ergibt sich aus dem tatsächlichen Zahlungsstand.
Billance kennt vier Stufen: die Zahlungserinnerung sowie die erste, zweite und dritte Mahnung. Für jede Stufe legst du ein neues Zahlungsziel, eine Mahngebühr und den passenden Text fest; das erzeugte PDF trägt die Bezeichnung der aktuellen Stufe.
Der Verlauf bleibt sichtbar. Erst wenn du die nächste Stufe festschreibst, wird die vorherige Mahnung als eskaliert markiert. Ein verworfener Entwurf verändert den Status der Quelle nicht. Rechnung und alle Mahnungen bleiben über die Dokumentkette verknüpft, sodass später nachvollziehbar ist, was wann geschickt wurde.
Von der überfälligen Rechnung zur Mahnung
Überfällige Rechnung finden
Die Dokumentenübersicht und das Dashboard zeigen offene und überfällige Beträge. Der Zahlungsstatus einer Rechnung entscheidet, ob sie überhaupt gemahnt werden kann.
Mahnung erstellen
Die Aktion startet an der Rechnung. Bezug, ursprüngliche Fälligkeit und offener Betrag werden übernommen, Zahlungen bereits abgezogen.
Stufe, Gebühr und Frist prüfen
Stufe, Mahngebühr und das neue Zahlungsziel lassen sich anpassen; die hinterlegten Standardwerte je Stufe sind vorbelegt.
Festschreiben
Die Mahnung bekommt ihre Nummer aus dem Mahnungs-Nummernkreis und wird als PDF erzeugt. Der Entwurf lässt sich vorher beliebig oft speichern.
Weiter verfolgen
Geht die Zahlung ein, markierst du die Mahnung als bezahlt. Sonst erstellst du die nächste Stufe, und die vorherige gilt dann als eskaliert.
Was das Mahnwesen kann
Vier Stufen mit eigenen Texten
Zahlungserinnerung, erste, zweite und dritte Mahnung, jede Stufe mit eigenem Text, eigener Frist und eigener Gebühr.
Mahngebühren je Stufe
Gebühren lassen sich als fester Betrag oder prozentual hinterlegen und über die Stufen hinweg kumuliert berücksichtigen.
Zahlungen werden abgezogen
Erfasste Teilzahlungen reduzieren den offenen Betrag auch in den verbundenen Mahnungen. Gemahnt wird nur, was wirklich offen ist.
Neues Zahlungsziel
Jede Stufe setzt eine neue Frist. Abgelaufene Mahnfristen werden angezeigt, damit der nächste Schritt nicht untergeht.
Verzugszinssatz hinterlegbar
Ein Standardzinssatz für Verzugszinsen lässt sich vorbereiten und im Dokument ausweisen.
Eigener Nummernkreis
Mahnungen laufen in einem eigenen Nummernkreis mit eigenem Format, getrennt von Rechnungen und den übrigen Dokumenttypen.
Eskalation erst beim Festschreiben
Ein verworfener Entwurf verändert nichts. Erst die festgeschriebene Folgestufe markiert die vorherige Mahnung als eskaliert.
Eigene Standardwerte
Texte, Fristen und Gebühren je Stufe werden in den Mahnungseinstellungen einmal hinterlegt und bei jeder neuen Mahnung vorgeschlagen.
Auf Desktop und in der App
Mahnungen entstehen auf beiden Plattformen aus derselben Quelle und mit denselben Stufen.
In der Desktop-App
Erstellung und Folgestufe erreichst du über das Aktionsmenü der geöffneten Rechnung oder über das Rechtsklickmenü in der Dokumentenverwaltung. Der Entwurf öffnet sich in einem neuen Tab, die Mahnungsliste zeigt Stufe, neues Zahlungsziel und Forderung in eigenen Spalten.
In der mobilen App
In der App liegen Erstellung und Folgestufe im Aktionsmenü der Dokumentdetailansicht. Der mobile Editor zeigt Bezugsdaten, Gebühr und neues Zahlungsziel auf eigenen Karten.
Gratis oder Premium
Im Gratis-Tarif
Rechnungen und ihren Zahlungsstatus pflegst du auch im Gratis-Tarif. Mahnungen gehören zu den erweiterten Dokumenttypen und sind dort nicht enthalten.
Mit Billance Premium
Premium schaltet den Mahnungsassistenten mit allen Stufen, Gebühren, Fristen und dem eigenen Nummernkreis frei.
Häufige Fragen zu Mahnungen
Das hängt vom Vertrag, vom Verzugseintritt und vom konkreten Rechtsverhältnis ab. Billance unterstützt den Ablauf mit Stufen, Fristen und Gebührenfeldern, prüft aber nicht, ob Zeitpunkt, Gebühr und Text in deinem Fall zulässig sind.
Weiterlesen
Schritt für Schritt im Hilfecenter
Die Hilfe-Artikel beschreiben denselben Ablauf noch einmal als Anleitung, mit allen Feldern, Schaltflächen und Sonderfällen.
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