Textbausteine & E-Mail-Vorlagen

Textbausteine sind wiederverwendbare Kopf- und Fußtexte für deine Dokumente. Dazu kommt pro Dokumenttyp genau eine E-Mail-Vorlage für den Versand. So musst du Anrede, Hinweise und Grußformel nicht jedes Mal neu schreiben.

Textbausteine und angepasste E-Mail-Vorlagen sind eine Premium-Funktion. Sie gehören immer zu einem Firmenprofil.

Kopf- und Fußtexte

Der Kopftext steht über den Positionen, zum Beispiel eine Anrede oder ein Bezug auf ein Angebot. Der Fußtext steht darunter, etwa Zahlungshinweise oder ein Dank für den Auftrag.

Vorlagen werden pro Dokumenttyp gepflegt: Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift, Storno, wiederkehrende Rechnung und Mahnung. Eine Vorlage aus einem anderen Dokumenttyp kannst du trotzdem für das aktuelle Dokument übernehmen oder in einen anderen Typ kopieren.

Eine Vorlage anlegen

1. Öffne die Vorlagenverwaltung für Kopf- oder Fußtexte
2. Wähle Neue Vorlage
3. Vergib einen Namen wie „Standard-Anrede“
4. Hinterlege den deutschen Text und optional den englischen
5. Speichere die Vorlage

Deutsch ist die verpflichtende Basis jeder Vorlage. Fehlt der englische Text, verwendet Billance automatisch den deutschen.

E-Mail-Vorlagen

Für jeden Dokumenttyp gibt es genau eine E-Mail-Vorlage mit deutschem und englischem Text, jeweils mit Betreff und Nachricht. Beim Versand wählt Billance die Sprache passend zum Dokument.

In Betreff und Nachricht kannst du Platzhalter wie [RECHNUNGSNUMMER], [RECHNUNGSDATUM] und [FIRMENNAME] verwenden. Beim Versand werden sie durch die echten Werte ersetzt. Eine Vorschau mit Beispieldaten zeigt dir das Ergebnis, bevor du speicherst.

Die Nachricht wird bewusst als Klartext übergeben, damit sie in Apple Mail, Outlook und anderen Mailprogrammen zuverlässig ankommt. Eine angepasste Vorlage ist als Angepasst gekennzeichnet und lässt sich jederzeit auf den Billance-Standardtext zurücksetzen.

Wo Textbausteine landen

Kopf- und Fußtexte erscheinen im PDF an der vorgesehenen Stelle des Dokumentdesigns. Bei einer E-Rechnung wandern sie zusätzlich in die Freitextfelder des Datensatzes. Rechtlich verpflichtende Angaben gehören nicht in einen Textbaustein, sondern in die dafür vorgesehenen Felder deines Firmenprofils.