Dokumente erstellen & bearbeiten

Im Dokumenteditor erstellst du Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und wiederkehrende Rechnungen. Gutschriften, Stornos und Mahnungen entstehen als Folgeaktion eines passenden Ausgangsdokuments. Erweiterte Dokumenttypen sind Premium-Funktionen.

Inhalt eines Dokuments

Je nach Dokumenttyp bearbeitest du Absenderprofil, Vorlage, Empfänger, Positionen, Texte, Zahlungsdaten, Zusatzangaben, Anhänge und Referenzen. E-Rechnungsformate stehen nur für unterstützte Rechnungs- und Korrekturtypen zur Verfügung; Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden nicht als E-Rechnung erzeugt.

Speichern, Vorschau, Erstellen und Finalisieren

Ein neues Dokument beginnt als Entwurf. Speichern sichert den bearbeitbaren Entwurf, erstellt aber noch keine PDF- oder XML-Datei. Die Vorschau zeigt Gestaltung und Ausgabeoptionen, ohne eine endgültige Datei anzulegen. Erstellen erzeugt die gewählte Datei. Finalisieren ist ein eigener Schritt danach: Dabei wird die Dokumentnummer festgeschrieben und der typabhängige Zielstatus gesetzt. Ist die automatische Statusänderung in den Einstellungen aktiviert, zeigt Billance den Zielstatus vor der Erstellung an und wendet ihn erst nach erfolgreicher Dateierstellung an. Erzeugte Dateien kannst du öffnen, teilen beziehungsweise versenden und, sofern unterstützt, validieren.

Folgeaktionen und Dokumentkette

Passende Aktionen übernehmen Daten in einen neuen Entwurf und verknüpfen Vorgänger und Nachfolger. Dazu gehören beispielsweise Angebot → Auftragsbestätigung/Rechnung, Auftragsbestätigung → Lieferschein/Rechnung, Lieferschein → Rechnung sowie Rechnung → Gutschrift, Storno, Mahnung oder Lieferschein. Billance öffnet einen bereits vorhandenen aktiven Nachfolger desselben Typs, statt unbemerkt ein Duplikat anzulegen.

Vorlagen

Billance bevorzugt die zum Dokumenttyp gewählte Standardvorlage. Du kannst geeignete Entwürfe als Vorlage speichern und später wiederverwenden. Konverterergebnisse werden als neuer Rechnungsentwurf übernommen.