Dokumente erstellen & bearbeiten
Rechnungen, Angebote und weitere Belege in Billance erstellen: Positionen, Steuern, Entwürfe und Finalisierung Schritt für Schritt.
Anleitung für die Billance Desktop-App unter Windows, macOS und Linux.Anleitung für die Billance Apps auf iPhone, iPad und Android.
Im Dokumenteditor erstellst du Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und wiederkehrende Rechnungen. Gutschriften, Stornos und Mahnungen entstehen als Folgeaktion eines passenden Ausgangsdokuments. Erweiterte Dokumenttypen sind Premium-Funktionen.
Inhalt eines Dokuments
Je nach Dokumenttyp bearbeitest du Absenderprofil, Vorlage, Empfänger, Positionen, Texte, Zahlungsdaten, Zusatzangaben, Anhänge und Referenzen. E-Rechnungsformate stehen nur für unterstützte Rechnungs- und Korrekturtypen zur Verfügung; Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden nicht als E-Rechnung erzeugt.
Speichern, festschreiben und erzeugen
Ein neues Dokument beginnt als Entwurf. Beim Festschreiben wird die Dokumentnummer fixiert und der typabhängige Workflow gestartet. Erzeugte PDF- oder XML-Dateien kannst du öffnen, teilen beziehungsweise versenden und – sofern unterstützt – validieren.
Folgeaktionen und Dokumentkette
Passende Aktionen übernehmen Daten in einen neuen Entwurf und verknüpfen Vorgänger und Nachfolger. Dazu gehören beispielsweise Angebot → Auftragsbestätigung/Rechnung, Auftragsbestätigung → Lieferschein/Rechnung, Lieferschein → Rechnung sowie Rechnung → Gutschrift, Storno, Mahnung oder Lieferschein. Billance öffnet einen bereits vorhandenen aktiven Nachfolger desselben Typs, statt unbemerkt ein Duplikat anzulegen.
Desktop-App
Arbeiten in der Desktop-App
Mit + in der Tab-Leiste startest du ein neues Dokument. Jeder Tab hält einen eigenen Entwurf; ein Punkt markiert ungespeicherte Änderungen. Über Tab- und Dokumentmenüs erreichst du Speichern, Speichern unter, Als Vorlage speichern und Schließen. Erzeugte Dateien kannst du zusätzlich im Datei-Explorer anzeigen oder drucken.
Vorlagen
Billance bevorzugt die zum Dokumenttyp gewählte Standardvorlage. Du kannst geeignete Entwürfe als Vorlage speichern und später wiederverwenden. Konverterergebnisse werden als neuer Rechnungsentwurf übernommen.
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