Ordner, Archiv & Papierkorb

Mit wachsender Anzahl an Dokumenten wird Ordnung wichtig. Billance bietet dafür drei Werkzeuge: Ordner zum Sortieren, das Archiv für abgeschlossene Vorgänge und den Papierkorb als Sicherheitsnetz.

Ordner

Ordner gruppieren Dokumente frei nach deinen Regeln, zum Beispiel nach Kunde, Projekt oder Jahr. Ordner lassen sich verschachteln; eine Brotkrumen-Navigation zeigt dir jederzeit, wo du gerade bist.

• Neue Ordner legst du direkt in der Dokumentenübersicht an
• Dokumente lassen sich einzeln oder als Mehrfachauswahl in einen anderen Ordner verschieben
• Wird ein Ordner gelöscht, wandert sein Inhalt mit in den Papierkorb

Ordner verändern nichts am Dokument selbst. Nummer, Status und Inhalt bleiben unabhängig davon, wo ein Dokument liegt.

Archiv

Das Archiv nimmt Vorgänge auf, die abgeschlossen sind, aber erhalten bleiben sollen. Archivierte Dokumente verschwinden aus der normalen Übersicht und bleiben über den eigenen Bereich Archiv erreichbar. Sie zählen weiterhin zu deinen Daten, stehen dir aber nicht mehr im Weg.

Archivieren lässt sich rückgängig machen: Über Wiederherstellen kehrt ein Dokument in die normale Übersicht zurück. Ausgaben und Belege haben ein eigenes Archiv, das genauso funktioniert.

Papierkorb

Gelöschte Dokumente, Belege und Ordner landen zuerst im Papierkorb und sind dort mit Löschdatum sichtbar. Von dort kannst du sie einzeln oder alle zusammen wiederherstellen. Erst Endgültig löschen oder Papierkorb leeren entfernt Daten unwiderruflich.

Wenn sich ein Beleg nicht löschen lässt

Festgeschriebene Belege und Belege innerhalb der Aufbewahrungsfrist lassen sich bewusst nicht endgültig löschen. Billance nennt in diesem Fall das früheste zulässige Löschdatum. Hintergründe dazu stehen im Artikel zur Festschreibung und Dateiintegrität.

Was Ordnung nicht ersetzt

Ordner, Archiv und Papierkorb sind Organisation, keine Datensicherung. Erstelle zusätzlich regelmäßig ein Backup, damit deine Daten auch bei einem Gerätedefekt erhalten bleiben.