Im Konverter wandelst du bestehende Rechnungsdokumente in weiterverwendbare Rechnungsdaten um. Billance bietet dir dafür zwei Wege: Billance AI für die automatische Online-Erkennung und die lokale Verarbeitung mit Vorlage.
Die zwei Konverter-Modi
Billance AI
Dieser Modus eignet sich, wenn du ohne feste Vorlage arbeiten möchtest.
Dabei gilt:
- Die Erkennung läuft online über Billance AI
- Eine Internetverbindung ist erforderlich
- Die Funktion ist an dein Premium-Kontingent gebunden
- Vor dem Start kannst du Vorschau, Seitenverbrauch und verbleibendes Kontingent prüfen
Lokal mit Vorlage
Dieser Modus eignet sich für wiederkehrende Dokumentlayouts.
Dabei gilt:
- Die Erkennung arbeitet mit einer passenden Konvertervorlage
- Du wählst zuerst die gewünschte Vorlage aus
- Danach wird das Dokument lokal verarbeitet
- Wenn nötig kannst du später manuell nachkorrigieren
Unterstützte Dateien
Aktuell verarbeitet Billance in beiden Modi unter anderem:
- PDF-Dateien
- Bilddateien wie PNG, JPG, JPEG, WEBP oder AVIF
- Office-Dokumente wie DOCX, ODT, XLSX oder XLSM
Falls ein Dokument zuerst in ein geeignetes Format umgewandelt werden muss, übernimmt Billance das an den passenden Stellen automatisch.
Arbeiten mit Billance AI
Im KI-Modus kannst du mehrere Dateien auswählen und bei Bedarf zu einem gemeinsamen Lauf zusammenführen.
Vor dem eigentlichen Scan siehst du unter anderem:
- eine Vorschau der Auswahl
- den voraussichtlichen Seitenverbrauch
- dein verbleibendes Seitenkontingent
- bei PDF- und Office-Dateien die Möglichkeit, einzelne Seiten vorab auszuschließen
Nach der Erkennung kannst du die gefundenen Rechnungsdaten prüfen, einzelne Werte anpassen und daraus direkt eine Rechnung in Billance erstellen.
Arbeiten mit lokaler Verarbeitung
Im lokalen Modus läuft der Ablauf typischerweise so ab:
- Konvertervorlage auswählen
- Dokument laden
- Automatische Erkennung abwarten
- Erkannte Felder und extrahierten Text prüfen
- Bei Bedarf manuell zuweisen oder korrigieren
- Rechnung aus den Daten erstellen
Wenn noch keine passende Konvertervorlage vorhanden ist, führt dich Billance direkt zum Vorlagenbereich.
Vorschau, Nachprüfung und manuelle Zuweisung
Nach der Verarbeitung zeigt Billance dir eine Vorschau der erkannten Daten.
Dort kannst du unter anderem:
- erkannte Rechnungsfelder kontrollieren
- den extrahierten Text einsehen
- bei Bedarf in die manuelle Zuweisung wechseln
- anschließend die Daten als neue Rechnung übernehmen
Das ist besonders hilfreich, wenn ein Dokument unklar formatiert ist oder einzelne Werte nicht sauber erkannt wurden.
OCR-Zusatzdownload bei gescannten Dokumenten
Für gescannte oder bildbasierte Dokumente kann Billance einen einmaligen Zusatzdownload für die Texterkennung benötigen.
Wenn das nötig ist, zeigt dir die App den Hinweis direkt im Konverter an. Danach steht die Erkennung auch für solche Dateien bereit.
Wann welcher Modus sinnvoll ist
- Billance AI: sinnvoll bei wechselnden Layouts oder wenn du ohne Vorlagen arbeiten willst
- Lokal mit Vorlage: sinnvoll bei wiederkehrenden Layouts und klaren Dokumentmustern
Viele Nutzer verwenden beide Wege parallel, je nachdem wie ein Dokument aufgebaut ist.
Hinweise zu Free & Premium
- Billance AI ist eine Premium-Funktion
- Der KI-Modus nutzt ein Seitenkontingent pro Monat
- Die lokale Verarbeitung hängt von vorhandenen Konvertervorlagen ab