Konvertervorlagen sind die Grundlage für die lokale Rechnungsumwandlung mit Vorlage. Sie definieren, wo Billance in einem Dokument nach bestimmten Angaben sucht, damit wiederkehrende Rechnungsformate automatisch erkannt werden können.
Wofür Konvertervorlagen gedacht sind
Eine Konvertervorlage ist sinnvoll, wenn du häufiger Dokumente mit ähnlichem Aufbau verarbeitest.
Billance kann damit zum Beispiel gezielt nach diesen Informationen suchen:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Rechnungssteller und Empfänger
- Zahlungsdaten wie IBAN oder BIC
- Positionen und Beträge
- Steuerfelder und Summen
Je genauer die Vorlage zu deinem Dokumenttyp passt, desto zuverlässiger läuft die lokale Erkennung.
Neue Vorlage erstellen
- Klicke auf „Neue Vorlage“
- Vergib einen Namen für die Vorlage
- Lade ein passendes Referenzdokument hoch
- Das Dokument dient anschließend als Arbeitsgrundlage für die Feldzuordnung
Als Referenz kannst du aktuell PDF-, DOCX-, ODT-, XLSX- oder XLSM-Dateien verwenden.
Felder zuweisen
Beim Bearbeiten einer Vorlage arbeitest du mit zwei grundlegenden Modi:
- Bereich zeichnen: Du markierst einen festen Ausschnitt im Dokument
- Text auswählen: Du markierst vorhandenen Text und weist ihn einem Feld zu
Vorher wählst du jeweils den passenden Feldtyp aus. Billance gruppiert die Felder dafür in Bereiche wie:
- Rechnungssteller
- Rechnungsempfänger
- Lieferempfänger
- Rechnungsinformationen
- Zahlungsinformationen
- Leistungsbeschreibung
- Beträge
Für Lieferadresse und Leistungsdatum gibt es zusätzliche Hilfen, wenn dieselben Werte wie beim Empfänger oder Rechnungsdatum gelten sollen.
Arbeiten in der Vorschau
In der Dokumentvorschau kannst du:
- Seiten wechseln
- Zoomen
- Das Referenzdokument austauschen
- Bereits angelegte Felder seitenweise prüfen
- Falsche Zuordnungen wieder löschen
So erkennst du schnell, ob die Feldmarkierungen sauber sitzen oder noch angepasst werden müssen.
Vorlagenliste verwalten
In der Übersicht findest du alle bestehenden Konvertervorlagen wieder.
Dort kannst du:
- Nach Vorlagen suchen
- Vorlagen öffnen und weiterbearbeiten
- Nicht mehr benötigte Vorlagen löschen
- Direkt sehen, wie viele Felder in einer Vorlage bereits hinterlegt sind
Wann du eine Vorlage anpassen solltest
Passe eine Konvertervorlage an oder erstelle eine neue, wenn sich das Ausgangsdokument deutlich verändert hat, zum Beispiel bei:
- neuem Layout
- verschobenen Textblöcken
- anderer Tabellenstruktur
- geänderten Summen- oder Adressbereichen
Schon kleine Layoutänderungen können dazu führen, dass eine ältere Vorlage nicht mehr sauber passt.
Praktische Tipps
- Verwende ein möglichst typisches Beispieldokument als Referenz
- Lege lieber mehrere klare Vorlagen für unterschiedliche Layouts an statt eine allgemeine Vorlage für alles
- Prüfe nach dem ersten Einsatz kurz die erkannten Daten, bevor du daraus eine Rechnung weiterverarbeitest