Eine E-Rechnung in Billance betrifft aktuell strukturierte Rechnungen und Gutschriften. Damit das Dokument technisch sauber erzeugt und validiert werden kann, müssen bestimmte Pflichtangaben vorhanden sein.
Pflichtfelder Übersicht
Rechnungsebene
| Feld | Beschreibung | |---|---| | Rechnungsnummer | Eindeutige, fortlaufende Kennung | | Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum der Rechnung | | Rechnungsart | z. B. Rechnung oder Gutschrift | | Währungscode | ISO 4217, z. B. EUR | | Leistungsdatum / Leistungszeitraum | Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung | | Fälligkeitsdatum | Zahlungsziel |
Verkäufer (Absender)
| Feld | Beschreibung | |---|---| | Name | Vollständiger Firmenname | | Straße | Straße und Hausnummer | | Stadt | Ort | | PLZ | Postleitzahl | | Land | Ländercode, z. B. DE | | Steuernummer oder USt-IdNr. | Mindestens eine Angabe ist erforderlich | | Elektronische Adresse | Technische Adresse für den strukturierten Austausch | | Schema der elektronischen Adresse | z. B. E-Mail oder anderes Kennungsschema |
Käufer (Empfänger)
| Feld | Beschreibung | |---|---| | Name | Vollständiger Firmenname | | Straße | Straße und Hausnummer | | Stadt | Ort | | PLZ | Postleitzahl | | Land | Ländercode, z. B. DE | | Elektronische Adresse | Für die strukturierte Zustellung relevante Kennung | | Schema der elektronischen Adresse | Das zur Kennung passende Schema |
Rechnungspositionen
| Feld | Beschreibung | |---|---| | Bezeichnung | Beschreibung der Lieferung oder Leistung | | Menge | Anzahl | | Einheit | Mengeneinheit, z. B. Stück oder Stunde | | Einzelpreis | Preis pro Einheit | | Steuerkategorie | z. B. Standard, steuerfrei oder Reverse Charge | | Steuersatz | Prozentsatz | | Nettobetrag | Positionssumme ohne Steuer |
Betragsfelder
| Feld | Beschreibung | |---|---| | Summe Netto | Summe aller Positionsbeiträge | | Steuerbetrag | Gesamte Umsatzsteuer | | Bruttobetrag | Endbetrag inkl. Steuern | | Zahlbarer Betrag | Tatsächlich zu zahlender Betrag |
Zusätzlich je nach Profil und Zahlungsart
- Käuferreferenz / Leitweg-ID: besonders wichtig bei öffentlichen Auftraggebern und typischerweise relevant für XRechnung, ZUGFeRD XRechnung und PEPPOL BIS
- Bankverbindung: wichtig, wenn du Überweisung als Zahlungsart nutzt
- SEPA-Lastschriftangaben: z. B. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und ggf. Schuldner-IBAN
- Beleg- oder Referenzdokumente: Wenn du unterstützende Dokumente referenzierst, kommen zusätzliche strukturierte Angaben hinzu
- Weitere Referenzen wie Bestellung, Projekt oder Vertrag nur dann, wenn der jeweilige Fall sie verlangt
Validierung in Billance
Billance markiert fehlende Pflichtfelder direkt in Absender, Empfänger, Positionen und Zusatzangaben. Zusätzlich zeigt dir die Validierungsübersicht im Dokument und die separate E-Rechnungs-Validierung offene Punkte gesammelt an.
Tipps
- Vervollständige dein Firmenprofil, damit Absenderdaten automatisch übernommen werden
- Lege häufig genutzte Empfänger als Kontakte an, inklusive elektronischer Adresse und Käuferreferenz
- Nutze Vorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten und Zahlungslogiken