Billance steuert das Ausgabeformat für E-Rechnungen über den E-Rechnungs-Schalter und das Format-Menü. Auf Rechnungen und Gutschriften wählst du dort, ob das Dokument als Hybrid-PDF mit XML, als reine XML-Datei oder bewusst nur als PDF erzeugt wird. Bei wiederkehrenden Rechnungen gilt die Einstellung für die später erzeugten Rechnungen.
Schnellübersicht: Welches Format nehmen?
Für die meisten Fälle reichen vier Varianten:
- PDF + XML / ZUGFeRD EN16931 → Standard für die meisten B2B-Rechnungen
- Nur XML / XRechnung → typisch für deutsche öffentliche Auftraggeber
- Nur XML / PEPPOL BIS → für PEPPOL-Netzwerke und passende Portale
- Nur PDF → wenn du bewusst ohne strukturierte XML arbeitest
Ausgabearten
PDF + XML (Hybrid)
Bei dieser Ausgabeart erzeugt Billance eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Du erhältst also eine Rechnung, die für Menschen lesbar ist und gleichzeitig maschinell verarbeitet werden kann.
Für Hybrid-Ausgaben stehen aktuell diese Profile zur Verfügung:
- ZUGFeRD EN16931
- ZUGFeRD XRechnung
- ZUGFeRD Extended
Bei allen Hybrid-Profilen arbeitet Billance technisch mit CII.
Nur XML
Bei dieser Ausgabeart erzeugt Billance nur eine XML-Datei – ohne visuelles PDF. Dieses Format ist für Systeme, Portale und automatisierte Weiterverarbeitung gedacht.
Aktuell unterstützt Billance hier:
- XRechnung mit CII oder UBL
- EN16931 als CII
- PEPPOL BIS als UBL
Nur PDF
Wenn du den E-Rechnungs-Schalter deaktivierst, erzeugt Billance nur eine normale PDF-Datei ohne strukturierte XML. Dieser Fall wird im separaten Hilfethema Nur PDF genauer erklärt.
Welche Profile wofür?
ZUGFeRD EN16931
Das ist die Standardwahl für hybride B2B-Rechnungen. Du erhältst eine lesbare PDF-Datei plus strukturierte XML nach EN 16931.
ZUGFeRD XRechnung
Sinnvoll, wenn du XRechnungs-nahe strukturierte Daten in einer Hybriddatei bereitstellen möchtest. Ob der Empfänger Hybriddateien akzeptiert, solltest du vorher prüfen.
ZUGFeRD Extended
Gedacht für Sonderfälle mit zusätzlichen optionalen Angaben über das reine Kernmodell hinaus.
XRechnung
Die typische Wahl für deutsche öffentliche Auftraggeber. Je nach Empfängervorgabe kannst du CII oder UBL nutzen.
EN16931
Das europäische Kernmodell ohne zusätzliche PEPPOL- oder XRechnungs-Spezifika. In Billance steht dieses XML-Profil aktuell als CII bereit.
PEPPOL BIS
Die richtige Wahl, wenn dein Empfänger ausdrücklich PEPPOL verlangt oder eine Zustellung über ein PEPPOL-Netzwerk vorgesehen ist. Dieses Profil nutzt in Billance UBL.
CII vs. UBL – was ist der Unterschied?
Beide sind XML-Syntaxen für elektronische Rechnungen, aber mit unterschiedlicher technischer Struktur:
| | CII | UBL | |---|---|---| | Herkunft | UN/CEFACT | OASIS | | Typisch verwendet bei | ZUGFeRD, XRechnung, EN16931 | XRechnung, PEPPOL BIS | | Typische Nutzung | Hybride Rechnungen und viele deutsche E-Rechnungsprozesse | Plattformen, Portale und PEPPOL |
Für dich wichtig: Die Syntax ändert nicht den fachlichen Inhalt der Rechnung, sondern die technische XML-Struktur.
Häufige Fragen
Welches Format soll ich für normale B2B-Rechnungen verwenden? In den meisten Fällen ist PDF + XML / ZUGFeRD EN16931 die beste Wahl.
Wann nehme ich XRechnung? Wenn dein Empfänger ausdrücklich XRechnung verlangt – typischerweise im öffentlichen Bereich in Deutschland.
Wann nehme ich PEPPOL BIS? Wenn dein Kunde, Auftraggeber oder dessen System ausdrücklich PEPPOL verlangt oder eine Zustellung über ein PEPPOL-Netzwerk vorgesehen ist.
Kann ich EN16931 als XML in UBL erzeugen? Aktuell nicht. Für reines XML bietet Billance EN16931 als CII an. Wenn du UBL brauchst, nutze je nach Vorgabe XRechnung oder PEPPOL BIS.