Auf dieser Seite erstellst und verwaltest du deine Rechnungsvorlagen. Eine Vorlage speichert häufig genutzte Einstellungen, Texte und Standardwerte, damit neue Rechnungen schneller angelegt werden und im Alltag einheitlich bleiben.
Wofür Rechnungsvorlagen gedacht sind
Eine Rechnungsvorlage kann unter anderem festlegen:
- Standard-Empfänger und interne Kontaktperson
- Zahlungsziel, Zahlungsart und Standard-Zahlungskonto
- Währung, Datumsformat und Preismodus
- Standard-Steuerlogik und E-Rechnungsoptionen
- Betreff, Einleitung, Schlusstext und Standard-Positionen
Wenn du später eine neue Rechnung aus einer Vorlage erstellst, übernimmt Billance diese Werte automatisch.
Aufbau der Seite
Die Seite ist als Vorlagenliste mit Detailbereich aufgebaut:
- Links: Alle vorhandenen Vorlagen mit Suche und Button zum Erstellen
- Rechts: Die Einstellungen der aktuell ausgewählten Vorlage
So kannst du direkt zwischen mehreren Vorlagen wechseln und Änderungen sofort an der richtigen Vorlage vornehmen.
Neue Vorlage erstellen
- Klicke links auf „Neue Vorlage erstellen“
- Vergib einen Namen und bei Bedarf eine Beschreibung
- Lege danach die gewünschten Standardwerte in den einzelnen Tabs fest
- Über Speichern wird die Vorlage dauerhaft übernommen
Billance zeigt dir außerdem an, wenn noch Pflichtangaben wie der Vorlagenname fehlen.
Was du in einer Vorlage festlegen kannst
Je nach Bereich steuerst du unter anderem:
- Allgemein: Name, Beschreibung, Symbolfarbe und Standardstatus der Vorlage
- Empfänger: Standard-Empfänger und interne Kontaktperson für neue Rechnungen
- Einstellungen: E-Rechnung ein/aus, Ausgabemodus, Rechnungsart, Referenznummer, Währung, Datumsformat, Preislogik und Zahlungsziel
- Texte: Betreff, Einleitung und Schlusstext mit Platzhaltern
- Steuern: Steuerregion, Steuerart und Standard-Steuersatz
- Zahlung: Zahlungsart, Standard-Zahlungskonto, Skonto und Zahlungsbedingungen
- Positionen: Standard-Positionen sowie zusätzliche Zuschläge, Nachlässe und weitere Voreinstellungen
- Metadaten: Zusätzliche E-Rechnungsangaben, wenn die Vorlage für strukturierte Rechnungen genutzt wird
Standardvorlage & Systemvorlagen
- Du kannst eine Vorlage als Standardvorlage festlegen
- Diese wird dann bei neuen Rechnungen automatisch bevorzugt
- Einige Vorlagen sind als Systemvorlagen bereits vorhanden
- Systemvorlagen lassen sich zurücksetzen, damit die ursprünglichen Standardwerte wiederhergestellt werden
Direkt aus Vorlage arbeiten
Über das Aktionsmenü kannst du sofort eine neue Rechnung aus einer Vorlage erzeugen. Dabei übernimmt Billance die gespeicherten Werte direkt in den neuen Entwurf.
Hinweise zu Free & Premium
- Die eingebaute Standardvorlage kannst du auch ohne Premium nutzen
- Zusätzliche freie Rechnungsvorlagen und erweiterte Varianten sind Premium-Funktionen
- Wenn eine Vorlage oder Funktion gesperrt ist, zeigt Billance das direkt in der Oberfläche an