Die Leitweg-ID (auch Buyer Reference genannt) ist eine Routingkennung, die bei E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland zwingend erforderlich ist.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Kennung, die dem Empfänger zugeordnet ist. Sie dient dazu, die Rechnung innerhalb der Verwaltung an die richtige Stelle weiterzuleiten.
Format: Die Leitweg-ID folgt einem festen Schema:
[Grobadressat]-[Feinadressat]-[Prüfziffer]
Beispiel: 991-12345-67
Wann ist sie Pflicht?
- Bei allen Rechnungen an Bundesbehörden
- Bei vielen Rechnungen an Landesbehörden und Kommunen (je nach Bundesland)
- Wenn der Empfänger eine Leitweg-ID ausdrücklich fordert
Wo trage ich sie ein?
In Billance findest du das Feld Leitweg-ID / Käuferreferenz im Bereich Empfänger der Rechnungserstellung. Gib die ID ein, die dir der Empfänger mitgeteilt hat.
Was passiert ohne Leitweg-ID?
- Die Rechnung wird bei öffentlichen Auftraggebern abgelehnt
- Die Validierung in Billance zeigt einen Fehler an
- Der Empfänger kann die Rechnung nicht zuordnen
Tipps
- Frage beim Empfänger nach der Leitweg-ID, bevor du die Rechnung erstellst
- Speichere die Leitweg-ID im Kontaktprofil des Empfängers – so wird sie bei zukünftigen Rechnungen automatisch eingesetzt
- Manche Empfänger verwenden statt der Leitweg-ID eine Bestellnummer (Purchase Order Reference) – kläre vorab, welche Angabe benötigt wird
Für alle anderen Rechnungen
Bei B2B-Rechnungen an Unternehmen (nicht öffentlicher Sektor) ist die Leitweg-ID in der Regel nicht erforderlich. Das Feld kann leer bleiben oder mit einer internen Referenznummer des Empfängers gefüllt werden.