Ein Angebot ist ein eigener Dokumenttyp in Billance, mit dem du Kunden ein unverbindliches Preisangebot machst, bevor daraus eine Rechnung wird. Angebote durchlaufen einen eigenen Status-Workflow und lassen sich mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln.
Angebot anlegen
- Klicke auf + in der Tab-Leiste oder auf den Button im leeren Zustand und wähle Angebot
- Fülle Empfänger, Positionen und Texte wie bei einer Rechnung aus
- Trage das Feld Gültig bis ein. Ohne dieses Datum erscheint beim Speichern nur ein Hinweis, für die PDF-Erstellung ist es aber Pflicht
- Angebote haben eine eigene Nummernkreis-Serie (Format ANG-…), die du unter Einstellungen → Nummernkreise anpassen kannst
Festschreiben & versenden
- Ein neues Angebot ist zunächst ein Entwurf und lässt sich noch beliebig bearbeiten
- Über das Status-Menü in der Kopfzeile festschreibst du das Angebot. Dabei wird die Angebotsnummer fixiert und der Status wechselt auf Offen
- Danach kannst du das PDF erzeugen, drucken oder direkt versenden
Status pflegen
Ab dem Status Offen stehen im Status-Menü des Editors und im Rechtsklick-Kontextmenü des Explorers explizite Aktionen zur Verfügung:
- Als angenommen markieren – der Kunde hat das Angebot angenommen
- Als abgelehnt markieren – der Kunde hat abgelehnt
- Als abgelaufen markieren – das Angebot ist nicht mehr aktuell
Zusätzlich markiert Billance ein offenes Angebot automatisch als Abgelaufen, sobald das Datum in Gültig bis in der Vergangenheit liegt.
In Rechnung umwandeln
Für Angebote im Status Offen oder Angenommen steht die Aktion In Rechnung umwandeln zur Verfügung – im Aktionsmenü der Kopfzeile im Editor ebenso wie im Kontextmenü des Explorers.
- Es öffnet sich ein neuer Rechnungsentwurf mit den Positionen und dem Design des Angebots
- Der Betreff verweist automatisch auf die ursprüngliche Angebotsnummer (z. B. "Rechnung zu Angebot ANG-1000")
- Eine Dokumentkette verknüpft beide Belege: In der Rechnung siehst du einen Verweis zurück auf das Ursprungsangebot
- Sobald du diese neu erzeugte Rechnung finalisierst, markiert Billance das zugehörige Angebot automatisch als Fakturiert
Ein Angebot, das bereits abgelehnt, abgelaufen oder fakturiert ist, lässt sich nicht mehr umwandeln.
Vorlagen & Design
- Für Angebote gibt es eine eigene Standard-Angebotsvorlage, die automatisch vorbelegt wird, wenn keine andere Angebotsvorlage aktiv ist
- Du kannst eigene Angebotsvorlagen anlegen und als Standard festlegen
- Kopf- und Fußtexte lassen sich über eigene Textvorlagen für Angebote pflegen, unabhängig von den Textvorlagen für Rechnungen
- Das PDF eines Angebots zeigt Angebotsnummer, Angebotsdatum und Gültig-bis-Datum. Ein Zahlungsblock entfällt, da ein Angebot keine Zahlungsaufforderung ist
Wichtig zu wissen
- Angebote sind niemals E-Rechnungen – es gibt keinen E-Rechnungs-Schalter, da Angebote rechtlich keine Rechnungen sind
- Ein Angebot hat kein Zahlungsziel, da es (noch) keine Zahlungsaufforderung darstellt