Eine "normale" Rechnung ist eine Rechnung, die nicht als strukturierte E-Rechnung erstellt wird. In Billance bedeutet das: ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten. Diese Anleitung erklärt die rechtlichen Pflichtangaben.
Wichtig vorab
Seit 01.01.2025 sind im B2B-Bereich E-Rechnungen der Standard. Eine normale Rechnung (PDF ohne XML) ist nur noch zulässig, wenn:
- Der Empfänger ausdrücklich zustimmt
- Es sich um eine Kleinbetragsrechnung (≤ 250 €) handelt
- Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht greifen
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Standardrechnung (über 250 €)
Basisangaben
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Leistungsangaben
- Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (Datum oder Leistungszeitraum)
- "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" ist zulässig
Betragsangaben
- Entgelt (Nettobetrag) getrennt nach Steuersätzen
- Abzüglich vereinbarter Minderungen (Rabatte, Skonti)
- Steuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend
Kleinbetragsrechnung (≤ 250 € brutto)
Erleichterte Anforderungen nach § 33 UStDV:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Bruttobetrag
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Nicht erforderlich: Rechnungsnummer, Name des Empfängers, separate Steuerausweisung
Sonderfälle
Reverse-Charge (§ 13b UStG)
- Pflichtvermerk: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
- Es darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden
Innergemeinschaftliche Lieferung
- USt-IdNr. des Leistungsempfängers erforderlich
- Hinweis auf Steuerfreiheit
Gutschrift
- Das Wort "Gutschrift" muss enthalten sein
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
- Umsätze sind steuerfrei, keine Umsatzsteuer ausweisen
- Pflichtvermerk: "Steuerfreie Umsätze gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)."
Worauf Billance im Alltag achtet
Damit eine normale Rechnung sauber erzeugt werden kann, solltest du in Billance vor allem diese Bereiche vollständig pflegen:
- Firmenprofil mit Name, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr.
- Empfänger mit vollständiger Rechnungsadresse
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Positionen mit Beschreibung, Menge, Preis und passender Steuerlogik
- Hinweise für Sonderfälle wie Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Kleinunternehmer
Zulässige Formate
Eine normale Rechnung kann ausgestellt werden als:
- Papierrechnung
- PDF-Dokument
- E-Mail-Rechnung
- Beliebige elektronische Datei
Wichtig: Die Rechnung muss lesbar, eindeutig zuordenbar und unveränderbar archiviert werden (GoBD-konform).
Aufbewahrungspflicht
- Unternehmer: 8 Jahre
- Bei Grundstücksleistungen: Empfänger ggf. 2 Jahre
Empfehlung
Nutz die E-Rechnungs-Funktion in Billance, wann immer möglich. Sie erfüllt automatisch alle Anforderungen und bietet deinen Empfängern zeitgemäße Automatisierung.